Bonjour 

Est il possible de mettre en place des prélèvements automatiques 

Si c’est le cas pourriez-vous me dire comment procéder ?

Bonjour à tous,

Pour ma copropriété nous ne sommes pas passer à la prestation bancaire proposée par MATERA.

@Yannick Pichaud, je ne saurais vous renseigner sur l’avancer de cette future nouvelle fonctionnalité MATERA.

@EDWARD BARBOS, je pourrais vous apporter une réponse mais avant il est nécessaire de prendre position, c’est-à-dire copropriétaire ou gestionnaire (Président-Syndic) de plateforme MATERA.

• Posture “Copropriétaire”:
  Chaque copropriétaire de votre résidence peut renseigner ses coordonnées bancaires dans la plateforme MATERA afin de permettre au gestionnaire (votre Président-Syndic) d’effectuer les prélèvements via Stripe en paiements de vos charges de copropriétés.
  Point de vu copropriétaire il s’agit de prélèvement opérer par une tierce personne à destination de la copropriété, donc peut être considérer comme automatique.
  => Article d'information détaillée
   
• Posture “Gestionnaire ou Président-Syndic”:
  Aucun prélèvement bancaire automatique n’est autorisé sans validation préalable d’une personne physique (Comptable ou Personne responsable moralement). Ainsi en passant par une banque physique (Crédit-Agricole, Caisse-Epargne, Crédit-Mutuel, etc...) ou “prochainement avec la Néo-banque MATERA” il sera nécessaire de:

1. Demander à mettre à valider le service Prélèvement de compte tiers auprès de votre banque. Cela aura pour effet de permettre l’édition de “Prélèvement SEPA”.
2. Envoyer les bordereaux de “Prélèvement SEPA” à vos copropriétaires, ainsi par retour signé de ce dernier, ils autoriseront le prélèvement du montant des charges.
3. Suivant la périodicité définit par chaque copropriétaire, le titulaire du compte bancaire (Comptable ou Président-Syndic) devra valider chaque opération pour permettre le prélèvement.
   
   Il s’agit exactement de la même procédure que pour le paiement de l’électricité, gaz, abonnement téléphonique ou Canal+, etc... On à l’impression que c’est automatique parce que l’on ne fait rien soi-même, mais tapit dans l’ombre, des petites mains s’activent pour notre confort selon les autorisations que l’on donne au préalable.

Au final, vous comprendrez que le prélèvement bancaire automatique n’existe pas! Mais devrait plutôt s’appeler “Délégation ou Autorisation de prélèvement bancaire”.
Ne reste plus qu’à espérer que MATERA avance sur cette problématique et puisse apporter une solution innovante avec un peu d’Intelligence Artificielle pour alléger le travail de catégorisation des Présidents-Syndic.

A moins d’avoir des copropriétaires sérieux et responsables pour faire eux même des paiements par virement bancaire,
La solution de paiement via MATERA reste la plus intéressante et simple pour le Président-Syndic

Bonsoir

Lorsque nous avons envisagé de passer chez Matera, le prérequis était un virement bancaire automatisé sur le compte de la copro. A l unanimité évidemment. Tout le monde a joué le jeu et cela se passe très bien et ne coute rien aux copros ni au syndic. Mais comme l’écrit à juste titre Thierry, il faut que les copros soient sérieux et responsables. Mais si on veut baisser les charges , il faut que chacun agisse. La catégorisation est un jeu d’enfant car Matera propose une affectation qu’il suffit de valider.

Bon réveillon à tous

Bonsoir à tous et meilleurs voeux aux contributeurs du forum,

pour notre résidence et au vu de la demande, nous avons mis en place le prélèvement automatique via notre banque (Crédit Agricole) et je peux vous préciser que si le système est intéressant pour les copropriétaires, il demande pas mal de boulot et de suivi pour celui qui prépare et effectue les prélèvements (moi en l’occurence).

@Thierry a bien rappelé les principales étapes mais j’ajouterais :

• il faut au préalable demander un numéro ICS auprès de la Banque de France. La demande a été faite par le Crédit Agricole. Le numéro est unique au bénéficiaire souhaitant mettre en place le prélèvement
• il faut ensuite préparer les mandats de prélèvements sur la base des RIB transmis par les copropriétaires et définir la périodicité (mensuel ou trimestriel) et la date de prélèvement (début du mois, milieu ou fin)
• il faut ensuite préparer les échéanciers. En ce qui nous concerne, nous les faisons chaque trimestre. Un échéancier sur l’année serait plus simple mais entre les travaux votés qui s’ajoutent, les régularisations qui se déduisent, etc. les montants des charges évoluent chaque trimestre. Je préfère donc les faire une fois pour toutes chaque trimestre plutôt que faire un échéancier annuel que je devrais corriger régulièrement et renvoyer (au risque de créer la confusion). Cela représente une soirée de travail chaque trimestre.
• il faut envoyer les échéanciers en respectant les délais légaux (14 jours avant le prélèvement)
• il faut suivre s’il n’y a pas de blocage lié parfois au changement de banque et de compte du copropriétaire.
• il faut catégoriser puisque les prélèvements effectués à une même date apparaissent sous une seule écriture. Il faut donc indiquer quelle somme pour quelle copropriétaire.

Quand tout cela est fait, tout roule et le prélèvement automatique présente un gros avantage pour la trésorerie puisque l’argent est sûr de rentrer. En ce qui nous concerne, presqu’un tiers des copropriétaires (37 sur 125) sont en prélèvement.

Concernant le cout, théoriquement 10€TTC environ par mois. Je dis théoriquement car la banque semble nous avoir oublié et n’a jamais effectué aucun prélèvement en un an.

J’espère que Matera pourra proposer sa version intégrée avec mise en place automatique et envoi des échéanciers et catégorisation adaptée. On croise les doigts pour 2022.

Belle soirée

Bonsoir à tous,

Tous mes vœux à tous pour 2022, prenez soin de vos proches et des uns et des autres.

@YannG merci, de partager ma vision et confirmer mes recherches. Nous n'avons pas encore fait le pas vers la néo-banque MATERA et nous n'avons pas confirmer la mise du prélèvement via notre banque non plus.

 Mais le partage de mes recherches correspond à votre vécu réel 👍🏽.

Pour l'espoir, le rêve que MATERA puisse proposer un service de prélèvement fluide, simple, rassurant et rapide avec une approche semi-automatique nécessitant juste une validation un peu comme les catégorisations, je dis oui et je croise même mes doigts de pieds 😅 pour mettre toutes les chances de notre côté (clients et MATERA), se sera bénéfique aux 2 parties de toutes façons.

Bonsoir à tous ! 

Tous mes meilleurs vœux pour cette nouvelle année !!!

La fonctionnalité du prélèvement automatique avec le compte Matera est en cours de production auprès de l'équipe technique mais il n'y a pas de date pour le moment.

Pour ma copropriété de 115 lots, le prélèvement automatique est en place depuis le début avec notre banque le CIC avec la demande d'un numéro ICS.

C'est un vrai prélèvement automatique tous les 5 du mois pour le mensuel et le premier 5 de chaque trimestre pour le trimestriel.

Si je ne modifie pas les montants, c'est le dernier montant enregistré qui se préleve automatiquement.

Personnellement, je modifie très peu les montants car les charges sont quasiment tout le temps les mêmes sauf au moment de la régularisation.

Par contre, si vos charges changent chaque trimestre, il faudra modifier les montants manuellement.

Je n'ai pas laissé le choix de la date de prélèvement à mes copropriétaires. Ils ont juste le choix entre mensuel et trimestriel.

Une fois cette cas cochée,la date de prélèvement se reconduit automatiquement.

Je vous souhaite une bonne soirée !

Bonsoir @Charlotte 

Pourrais tu préciser le coût de la mise en place de ces prélèvements ?

- Combien pour la création du numéro ICS?

- Combien par prélèvement?

- En cas, d'erreur ou rejet (compte bloqué ou inexistant) y a t il des frais? A la charges de qui?

Avez vous budgétisé ces coûts ?

Bonsoir @Thierry 

Nous avions mise en place le système Stripe lors de la reprise comptable. Mais quand nous avons découvert que les copropriétaires payaient 1.5€ par prélèvement, on leur a dit de stopper immédiatement et nous avons chercher des alternatives.

 Pour notre copro (à Angers qu’on pilote avec @YannG mon trésorier), le coût de création de l’ICS au Crédit Agricole, c’était 32 € (Yann me corrigera si j’ai oublié qqs euros ), et on est censé payer 10€TTC/mois de prélèvement (quel que soit le nombre de prélèvement réalisé dans le mois. Mais je crois que c’est comme les abonnement de Télépéage Ulys, les mois sans prélèvement, je crois qu’on ne paie pas), mais comme l’a écrit Yann, la banque semble avoir oublié de nous facturer ces frais.

Pour ta question sur des frais éventuels en cas d’erreur ou de rejet, je relirais les conditions particulières du contrat avec la banque pour te dire s’il y en a. Sauf omission de ma part, il me semble que nous n’avons jamais été confronté à des dysfonctionnements.

Et oui, ces frais sont budgetisés dans nos frais de fonctionnement.

Les graphiques suivants te montrent la comparaison entre les 2 systèmes (Stripe ou Crédit Agricole) en termes de coûts de prélèvement en fonction du nombre de copropriétaires qui sont en prélèvement auto (nous avons 120 appartements, d’où une abscisse plafonnée à 120).

Dans l’intérêt des copropriétaires souhaitant mettre un prélèvement auto, la solution Crédit Agricole était de loin la meilleure. L’échelle des ordonnées montre aussi les niveaux de frais qui pouvaient être atteints avec Stripe.
Mais attention : avec Stripe, c’est le propriétaire qui fait le prélèvement qui paie, les frais ne passent pas dans la compta de la copropriété. Avec la banque, les frais sont à la charge de la copropriété, donc répartis entre tous les copropriétaires, y compris ceux qui ne sont pas en prélèvement auto. Mais le montant est vraiment dérisoire et la solution est incitative pour les copropriétaires à passer en prélèvement auto.

Nous attendons avec impatience la solution de prélèvement auto de Matera. Car c’est un travail vraiment fastidieux pour Yann de recalculer les prélèvements auto à chaque changement lié à des votes de travaux.

 

Bonsoir à tous,

@Benoit 

Excellent retour

Merci.

J'espère que c'est assez claire pour tous, ainsi que MATERA pour l'intégration et proposition a venir.

Autre point important à signaler, c’est que les banques organisées en caisses régionales ne pratiquent pas forcément les même tarifs par région.

Par exemple, au Crédit Agricole, chacune des 39 caisses régionales est indépendante et toutes partagent les valeurs mutualistes du groupe.

Ainsi, jusqu’à présent, le Crédit Agricole Anjou Maine fait beaucoup de services gratuits aux associations et aux syndicats de copropriété.
En revanche, j’ai pu constaté pour la copro de ma compagne en région parisienne que le Crédit Agricole IDF a modifié ses tarifs en juillet 2021 et est passé de services gratuits à des services payants pour les associations et syndicats de copro.

Donc, concernant les tarifs, chaque cas est à étudier selon l’implantation de la copropriété.

Bonsoir @Thierry ,

Pour répondre à tes questions :

- numéro ICS : le banquier m'avait annoncé 40€, il nous a été facturé 7€.

- coût du prélèvement : le banquier m'avait annoncé 2,65€ par liste de prélèvement et 0,30€ par prélèvement. J'ai donc fait une seule liste avec les prélèvements mensuels et trimestriels. Nous n'avons jamais rien payé tout est gratuit.

-frais de rejet : je n'ai jamais eu le cas en deux ans mais si ça arrive un jour, je te dirai le coût. Sachant que le jour où ça arrive, les frais seront imputés au copropriétaire défaillant.

Donc nous n'avons pas prévu de budget concernant le système de prélèvement.

Mais c'est très pratique car j'avais 2 copropriétaires qui étaient toujours en retard de paiement, qu'il fallait relancer sans cesse donc je les ai passé en prélèvement automatique, ça arrange tout le monde et moins de perte de temps

Bonne soirée, 

Charlotte 

Bonsoir à tous,

Merci @Charlotte pour ton retour. C'est très enrichissant de lire ton expérience

Vous me confirmez, @Charlotte et @Benoit , qu'il est nécessaire de se connecter 1 fois par mois ou par trimestre pour valider les prélèvements sur la plateforme de la banque?

La liste initiale de prélèvement que vous envoyer est pérenne et le traitement est automatique tout les mois/trimestres sans nécessiter une attention ou action complémentaire d'un responsable ?

Bonsoir @Thierry ,

je vais répondre pour @Benoit car je gère spécifiquement le prélèvement automatique dans notre résidence.

En ce qui nous concerne, une fois que l’échéancier est fait, il n’y a plus rien à faire. Le traitement est réalisé automatiquement par la banque sur la base des prélèvements définis initialement. 

@Thierry , je te confirme via ma banque le CIC, que je dois me connecter uniquement si je veux changer certains montants.

Si je ne modifie pas les montants les prélèvements sont faits automatiquement tous les 5 du mois pour les mensuels et tous les premiers 5 de chaque trimestre.

Il n'y a pas besoin de cliquer sur un bouton pour valider le prélèvement chaque mois.

Bonne soirée, 

Charlotte 

@Charlotte , @YannG , @Benoit sincèrement merci du partage 🥰🥰🥰🥰🥰

Grâce à vous, je vois beaucoup plus claire sur la procédure, la charge et le probable coût de la mise en place de prélèvement automatique depuis la banque directement.

Je vais travailler à bien présenter la chose aux membres de mon CS puis aux copropriétaires pour que l'on puisse y passer. J'y vois garantie de

 paiement de charges, moins de démarche de relance d'impayés, et voir peut être même moins une catégorisation plus simple et rapide car c'est nous qui mettrons les libellés correctement plutôt que des libellés exotique où l'on perd du temps à rechercher l'émetteur pour catégoriser sur le bon compte de charges.

@Benoit

@YannG

Serait-il possible d'affiner ceci stp:

"- il faut catégoriser puisque les prélèvements effectués à une même date apparaissent sous une seule écriture. Il faut donc indiquer quelle somme pour quelle copropriétaire."

Imaginons qu'il y a 15 prélèvements de 200€ le même jour, il y aura un seul virement créditeur de 3000€ sur le compte bancaire?

Donc après il faut catégoriser en répartissant ces 3000€ sur les bons comptes de charges de copropriétaires?

@Thierry tu y gagneras en effet en démarches d’impayés, en garantie de paiement des charges et sans doute en charge mentale.

Concernant ta remarque sur la catégorisation par rapport aux libellés, au risque de te casser tes espoirs,  il faudra quand même passer du temps à catégoriser. En effet, au Crédit Agricole en tout cas, tous les prélèvement auto qui sont réalisés le même jour nous parviennent sur 1 seule ligne d’écriture du montant total des prélèvements. Tout comme pour les encaissements de chèque pour lesquels n’est enregistré que le montant total de la liasse, nous devons dispatcher ce total entre les différents propriétaires et le libellé ne nous aide donc pas.

Ci-dessous un screenshot. Ici par exemple, on a du faire 15 ventilations de la totalité des prélèvements reçu le 30/12/21.

Mais ça reste un excellent moyen de recouvrer les sommes rapidement. Pour l’appel de fond du 1er juillet d’un total de plus de 50k€, au 20 juillet nous n’avions que 24€ d’impayés répartis sur 5 proprios, dont 4 pour lesquels ça correspondait à 1.39€ de relance d’impayés.

 

@Thierry , je rejoins @Benoit sur le rêve brisé.

En effet, la banque prélève tous les copropriétaires ayant choisi cette option mais la ligne apparaît avec une seule ligne. Il faut ensuite catégoriser en divisant la somme pour chaque copropriétaire en choisissant "encaissement d'un gestionnaire locatif" et mettre chaque montant pour chaque copropriétaire.

Honnêtement, ça me prend 5mn à faire.

@Benoit ,pour les chèques, tu peux les saisir en avance sur la plate-forme en allant sur "ajouter une saisie hors mouvements bancaires" puis "chèques reçu pas encore encaissé". Comme ça, dès que tu dépose les chèques et qu'ils sont encaissés et synchronisés avec la plate-forme, tu catégorise en "remise de chèque" et la plate-forme te propose tous les chèques saisis en amont, tu clique et le tour est joué !

Bonne soirée

Charlotte 

@Charlotte pour les encaissements de chèque, c’est en effet ce que fait @YannG : quand il prépare sa liasse d’encaissement, il les saisie dans Matera, puis on les dépose à la banque. On gagne beaucoup de temps ainsi.

Bonne nuit 

Mais alors on pourrait faire pareil pour les prélèvement !?

Conformément au fichier des prélèvements envoyer à la banque, on pourrait ''ajouter des saisies hors mouvement'' correspondant aux prélèvement des coproprietaires.

Après synchronisation, il suffirait de catégoriser les saisies hors mouvement avec la ligne correspond à la somme globale des prélèvements du jour?

Matera propose la saisie hors mouvement des chèques mais pas des autres moyens de paiement (virement ou prélèvement).

Donc il faut faire la catégorisation au moment où la ligne bancaire apparait sur le compte.

Bonsoir à tous,

Bonsoir a tous,

@YannG , je ne veux pas être tatillon, ni méticuleux sur le respect du champs lexicale.

Mais vu la fenêtre de ''saisie hors mouvement bancaire'' lié aux copropriétaires, je trouve très limitant de ce dire que c'est réservé uniquement pour les chèques .

Le mots chèque apparaît 2 fois seulement. Faisant abstraction de ce mots svp.

On ne peut vraiment pas utiliser cette fonctionnalité pour pré-saisir les catégorisations du montant global des virement automatiques effectués le même jour?

En soi, espèces, chèque, virement ou prélèvement ne sont que des moyens de paiement. Ces moyens de paiement permettent de faire des mouvements financier de crédit ou débit.

Bien organisé, pourquoi ne pourrait-on pas saisir a l'avance ces mouvements financiers pour accélérer et simplifier le travail le moment opportun? Pourquoi cela devrait être réservé uniquement pour les chèques ?

Bonjour @Thierry 

effectivement, je me suis attaché au libellé “chèque” mais la fenêtre pourrait techniquement être utilisée pour pré-catégoriser des prélèvements automatiques.

Pour autant, je pense que le passage par la fenêtre “enregistrer un gestionnaire locatif” au moment de la catégorisation de la ligne bancaire est plus rapide que la pré-catégorisation de l’ensemble des prélèvements.

Mais ca reste une histoire de minutes dans les 2 cas!

Bonjour @YannG ,

Conclusion, yes on a encore le choix .

Choix 1 = Pré-Saisie hors mouvement bancaire en faisant abstraction du mots ''chèque'', puis attendre le virement de la somme totale des prélèvements journaliers pour catégoriser à partir des pré-saisies.

Choix 2 = attendre le virement de là somme total des prélèvements journaliers, pour catégoriser et saisir les infos pour les copropriétaires correspondants.

Merci à tous de ce partage et ces échanges riches et instructifs, voir constructifs pour les équipes de développement de MATERA concernant la fonctionnalité de prélèvement avec la Néo-Banque MATERA.

Bonjour à tous,

@Yannick Pichaud la fonctionnalité est maintenant disponible! Vous venez de recevoir un mail ainsi que vos copropriétaires. 

Voilà l’article d’aide si vous avez des questions sur la fonctionnalité. N’hésitez pas si vous avez des questions

Bonne journée!