[Conseil Syndical] Le prélèvement automatique des charges

Le prélèvement automatique des charges, ça marche comment ?

                                     Du temps gagné pour toute la copropriété ! ⭐️

🎉 Cette fonctionnalité est 100% gratuite et disponible uniquement avec le compte de paiement Matera 

📝 Comment est-ce que mes copropriétaires peuvent s’inscrire au prélèvement automatique ?

Une fois le paramétrage de votre compte Matera terminé, la fonctionnalité de prélèvement automatique est disponible pour votre copropriété (vous et vos copropriétaires êtes prévenus par mail).

Sur leur tableau de bord, les copropriétaires ont alors un lien pour s’inscrire s’ils le souhaitent.

Pas d’inquiétude, nous leur avons également préparé un petit article pour tout leur expliquer : tout est indiqué ici ! 👈🏻 Allez y jeter un coup d’oeil pour savoir comment procéder !

Une fois qu’ils auront signé leur mandat de prélèvement, leur inscription au prélèvement automatique sera donc validée 🎉

👀 Où est-ce que je peux voir quels copropriétaires ont activé le prélèvement automatique ?

Rendez-vous dans l’onglet Ma copropriété > Mes copropriétaires puis dans la colonne « Prélèvement automatique » dans laquelle vous pourrez voir trois états:

• Activé: le/la copropriétaire a activé le prélèvement automatique
• Résilié : le/la copropriétaire l’avait activé mais l’a annulé
• Non paramétré : il/elle n’a jamais paramétré le prélèvement

💸 Comment est-ce que je peux prélever mes copropriétaires ? 

Vous n’avez aucune action à faire pour prélever vos copropriétaires, tout est automatique !

La règle est simple: à chaque date d’appel de fonds, Matera prélèvera les copropriétaires qui se sont inscrits. Ces derniers seront prélevés du montant de leur solde tout simplement.

⏰ Quand est-ce que le prélèvement aura lieu exactement ?

Dans les 5 jours ouvrés suivant la date d’exigibilité de l’appel de fonds.

À noter: Si des copropriétaires s’inscrivent au prélèvement automatique après la date d’exigibilité de l’appel de fonds, ils ne seront donc pas prélevés pour cet appel de fonds. Ils devront s’acquitter de leurs charges par virement et attendre le prochain appel de fonds pour être prélevés.

🔢 Comment est calculé le montant prélevé ? 

5 jours avant la date d’exigibilité de l’appel de fonds, nous regardons, pour chaque copropriétaire qui s’est inscrit, le montant de son appel de fonds à venir (qu’il soit déjà généré ou non), ainsi que son solde antérieur.

 💡Si vous ne recevez pas ces emails pensez à regarder dans vos spams! 

👀 Où voir la liste des prélèvements ?

👉 Dans l’onglet Finances > Appels de fonds :

Vous avez un lien pour « accéder aux prélèvements » à côté de l’appel de fonds concerné. 

Vous pourrez retrouver la liste des prélèvements ainsi que leur statut qui se mettra à jour automatiquement :

✍️ Et si un copropriétaire me demande de modifier le montant?

Dans les 5 derniers jours précédant la date d’exigibilité de l’appel de fonds, vous avez la possibilité de modifier le montant du prélèvement à venir d’un commun accord avec le copropriétaire.

Vous pourrez faire cette action depuis la liste des prélèvements (voir point précédent) 👇🏻

Si le montant est modifié à 0, le prélèvement sera par conséquent annulé

Vous ne pourrez bien entendu jamais prélever plus que le solde total.
 

⚠️ Si un copropriétaire souhaite se faire prélever mensuellement, il ne faut pas utiliser cette fonctionnalité.

❌ Que se passe-t-il si un prélèvement est rejeté ?

Vous et le copropriétaire concerné serez notifiés de l’échec du prélèvement ainsi que de la raison de l’échec.

La personne concernée devra payer ses charges par un autre moyen pour cet appel de fonds.

📑 Où retrouver les mandats de prélèvement des copropriétaires ?

Vous pourrez les retrouver à deux endroits :

• 👉 Dans l’onglet Documents, dossier « Mes mandats de prélèvement des copropriétaires »
• 👉 Sur la page du copropriétaire concerné

📆 Est-ce que mes copropriétaires peuvent choisir de se faire prélever mensuellement ? 

Il est possible d’activer l’option de prélèvement mensuel directement depuis votre espace, dans l’onglet Paramètres, Comptabilité et finances. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Gérer la mensualisation du prélèvement automatique ».

 Il vous sera ensuite possible d’activer l’option de prélèvement automatique et mensuel grâce au bouton « Activer la mensualisation ».

 Et juste en dessous, retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin concernant la mensualisation des appels de fonds ! Vous pouvez cliquer sur la question qui vous intéresse pour obtenir la réponse. 

👀 Où est-ce que je peux voir quels copropriétaires ont activé le prélèvement automatique mensuel ?

Rendez-vous dans l’onglet Ma copropriété > Mes copropriétaires puis dans la colonne « Prélèvement automatique ». Si un copropriétaire s’est inscrit au prélèvement automatique mensuel, plusieurs lignes associées à chaque mois apparaîtront à côté de son nom.

🧐 Certains de mes copropriétaires se sont inscrits mais n’ont pas été prélevés pour l’appel de fonds, pourquoi ?

Si un copropriétaire n’est pas prélevé lors d’un appel de fonds, il peut y avoir deux principales raisons:

• Soit le copropriétaire était en avance dans le règlement de ses charges et ne devait rien à la copropriété. Étant donné que les copropriétaires sont prélevés du montant de leur solde, si ce dernier est positif, rien n’est prélevé.
• Soit le copropriétaire s’était inscrit au prélèvement automatique après la date d’exigibilité de l’appel de fonds. Étant donné que les prélèvements sont lancés à la date d’exigibilité, les copropriétaires qui se sont inscrits après ne seront pas prélevés pour cet appel de fonds et devront attendre le prochain (ils devront s’acquitter de leurs charges par virement en attendant).

Si vous ne retrouvez pas votre raison ci-dessus, contactez votre référent Matera pour plus de renseignements.

💌  Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera !