Bonjour Magda
Il n’y a certainement pas d’obligation d’afficher les communications Matera. Il existe un site consultable par tous et lors du vote en faveur de Matera, les copropriétaires savaient à quoi s’attendre. On ne peut pas tout avoir.
Nous imprimons parfois quelques documents comme le planning des poubelles que nous gérons nous meme ainsi que le plan des espaces verts que nous entretenons aussi avec la répartition des parterres par logement. Tout le reste est virtuel.
Nous avons pris en charge une cartouche d’imprimante pour la présidente à sa demande. La dépense est dérisoire et tout le monde est content.
Une rame de papier sera aussi prise en charge en cas de demande (500 feuilles soit 10 ans). Pour les grosses impressions en quantité, nous utilisons un prestataire extérieur avec une facture mise dans les charges de copro.
Nous sommes 9 copropriétaires avec un budget de 2600€. Il faut alléger les charges mais savoir compenser pour ceux qui s’investissent et qui sont toujours les mêmes.
Bonne journée
Bonjour @Magda HADJI-BORMANN
La seule obligation d’affichage concerne les résolutions d’AG qui concernent tous les résidents (copropriétaires occupants et locataires).
Généralement nous faisons des affichages pour les éléments les plus importants qui concernent justement la totalité des résidents. Notre copropriété de 48 lots est récente sur Matera, mais pour les petits soucis, ce sera de plus en plus souvent sur la plateforme: plus rapide et plus simple.
Pour les frais de tirage, j’ai ma propre société, donc je facture à la copropriété forfaitairement 0,12€/page. Je fais une facture par mois avec tout ce que j’ai sorti: ça m’évite d’avoir à gérer un stock de fournitures “entreprise” et un autre “copropriété”, et quand j’imprime les appels de fonds pour les déposer dans les boites aux lettres ça revient quand même moins cher que passer par MySendingBox (qui ne sert du coup que pour les bailleurs).
Pour les gros tirages on passe par une société de reprographie.
Mais même sans société il est possible de passer par un défraiement pour les frais de reprographie, mais ça doit être prévu au contrat de syndic. Vous déterminez un coût à la page (papier + encre + amortissement de l’imprimante) et vous faites une note de frais pour la comptabilité.
Bonsoir Kevin
Je pense qu’il faut faire une distinction entre les communications Matera, ce qui était l’objet de la question à laquelle j’ai répondu, qui n’ont aucune obligation d’affichage et les résolutions de l’AG, après tri effectivement, car certaines résolutions ne doivent pas être affichées.
Pour les facturations à la page, cela entraine une comptabilité “bis” vérifiée et validée par qui ? Le CS du CS Il faut convoquer le CS pour valider le nombre d’impressions ? J’ai du mal à trouver la justification sauf à gérer le CS en professionnel, ce qui peut être un choix. Pour 10 pages ou meme 20 par mois (difficile d’afficher plus), une facture de 1.2 € ou 2.4 € mensuel coute chère en terme de traitement informatique dans deux comptabilités, (votre société et Matera) de temps et rempli des lignes de comptabilité qui seront ensuite imprimées en X exemplaires, sauvegardées sur des serveurs à l’autre bout du monde
etc etc. Les factures de repro devant aussi être imprimées. Cela fait aussi facilement une page de plus en annexe qui sera imprimée. Le marteau pilon pour écraser une mouche.
Je préfère notre solution de 1 cartouche par mandat de 3 ans qui fait une seule ligne de comptabilité et tous les copropriétaires ont validé cette solution. Pour le papier, mes moyens de retraité qui ne sont pas démesurés, me permettent d’offrir à la copro quelques feuilles de papier surtout que pour l’affichage je peut recycler les pages imprimées seulement sur le recto. Tout le monde a des feuilles imprimées sur un seul coté, il suffit de les récupérer.
J’oubliai de préciser que nous sommes un petit lotissement de 9 logements sociaux et le zéro papier veut dire quelque chose car il a un cout.
Cordialement
Bonjour, @Magda HADJI-BORMANN,
Le SDC est responsable de l’information des résidents (copropriétaires occupants et locataires). Cette obligation porte surtout sur les décisions prises en assemblées générales.
Il doit aussi afficher la date de la prochaine AG dans un “délais raisonnable”, cet affichage doit faire mention de la possibilité qu’ont les copropriétaires de demander de mettre une résolution à l’ordre du jour.
Enfin à partir du 1er janvier 2022, conformément à la loi relative à la lutte contre le gaspillage, le SDC devra afficher les règles locales en matière de tri des déchets et l’adresse, horaires et modalités d’accès de la déchèterie dont dépends la copropriété.
Bon weekend
@Yannick
Tout dépend de la taille de la copro, moi j’ai entre 100 et 200 pages imprimées par mois. Tout le monde n’est pas friand des appels de fonds électroniques, nos appels sont mensualisés et nous sommes 60% de copros occupants. Donc ça commence à chiffrer.
Niveau comptabilité, je tiens sur un post-it (numérique!) le nombre de copies que je sors sur le mois. En fin de mois en même temps que je fais mes factures clients je fais une facture pour le SDC avec N pages x 0,12€, puis je me fais un virement en même temps que je fais les rapprochements des factures de la copropriété. Ça me prend cinq minutes tout compris, et non je ne fais pas contrôler le montant que je porte sur la facture ni valider le nombre d’impressions que je sors. Mais ma facture (comme toutes les autres de la copro) est dans les documents visibles pour tous les copropriétaires.
C’est clair qu’en tant que conseiller syndical, quand j’avais quelques dizaines de pages par an, je ne demandais aucun remboursement, mais désormais à 3 ou 4 ramettes par an c’est différent 
Un grand merci pour vos réponses ! :)
