procédure remise de clés suite changement de serrure

Bonjour Astrid,

Le plus simple est de poser la question à votre référent pour avoir une réponse juridique.

Selon moi, votre lien contractuel direct en tant que syndic est uniquement avec les copropriétaires et non pas les locataires qui ont un lien contractuel avec leur bailleur. Je m'assurerai donc de l'accord préalable écrit du propriétaire vous autorisant à remettre une clé au locataire contre signature et vérification de la pièce d'identité et bail.

Nous n'avons pas eu ce cas dans notre copropriété mais lorsque nous changeons un code du portail par exemple, nous informons seulement les copropriétaires, à charge pour eux de prévenir les locataires.

Bien cordialement,

Catherine 

Bonjour @Astrid Giorgetta 

J’ai eu le même exercice cette année: remplacement d’une serrure par un VIGIK et distribution de badges.

Étape 1: sans urgence, aviser par courrier simple chaque propriétaire 3 mois à l’avance, en leur demandant de désigner avant une date X, par exemple 2 mois avant le changement, une personne qui recevra la clé. Demandez de compléter un formulaire comprenant le nom du copropriétaire avec 2 choix: 1) soit les coordonnées de la personne qui recevra la clé, ou bien 2) si vous devez leur envoyer par courrier recommandé et assuré à leurs frais, et signature du copropriétaire.

Étape 2: si vous n’avez pas 100% de réponse à la date X, relancez par courrier simple avec une date Y (par exemple 1 mois et 15 jours avant le changement).

Étape 3: si toujours pas de réponse à la date Y, vous envoyez par courrier recommandé et assuré au propriétaire. Si le propriétaire ne récupère pas le courrier, la clé vous sera renvoyée 3 semaines avant le changement.

Pour les remises de clé: vérification de l’identité de la personne à qui vous remettez la clé, faites contresigner le formulaire avec la date de remise.

Si à l’issue des remises (donc 3 semaines avant) vous avez toujours des clés, il est de bon ton d’aviser les éventuels locataires de la situation car ils se retrouveront potentiellement coincés. Ne sous-estimez pas la lenteur de certaines agences ou copropriétaires: j’ai dû prêter un badge sous caution à une locataire qui a mis 5 mois (!) à obtenir de son copropriétaire le badge que j’avais envoyé par courrier parce que je n’avais jamais eu de réponse à mes sollicitations.

Bonjour la serrure de la porte d’entrée fait des siennes quelles sont les obligations légales  svp en terme de nombre de clef ou de badges à remettre aux copropriétaires ? 
merci

Merci pour votre réponse 

l’organigramme est court car il y a une serrure d’entrée et 6 logements. 
je crains fort qu’on doivent changer le cylindre car a priori c’est lui qui coince .

je vais donc demander 18 clefs je crois qu’il faut quelle soit compatible pour la poste puisque les boites aux lettres sont intérieures .

merci encore