Bonjour Astrid,

Le plus simple est de poser la question à votre référent pour avoir une réponse juridique.

Selon moi, votre lien contractuel direct en tant que syndic est uniquement avec les copropriétaires et non pas les locataires qui ont un lien contractuel avec leur bailleur. Je m'assurerai donc de l'accord préalable écrit du propriétaire vous autorisant à remettre une clé au locataire contre signature et vérification de la pièce d'identité et bail.

Nous n'avons pas eu ce cas dans notre copropriété mais lorsque nous changeons un code du portail par exemple, nous informons seulement les copropriétaires, à charge pour eux de prévenir les locataires.

Bien cordialement,

Catherine 

Bonjour @Astrid Giorgetta 

Effectivement le seul contact du syndic , ce sont le propriétaires, et il faut respecter un délai de prévenance correct,  surtout si il n'y  a pas d' urgence.

Il reste appréciable de mettre aussi de l'affichage dans les parties communes,  que les locataires puissent contacter leur propriétaire si celui ci n'a pas réagit. 

Vous avez le droit de faire cela de vous-même, cela étant de l'entretien courant, en tant que syndic uniquement si le budget est en dessous du budget autorisé en AG pour les dépenses du syndic. Dans le cas contraire , cela devra être voté en AG

Cdt

Fx

Bonjour @Astrid Giorgetta 

J’ai eu le même exercice cette année: remplacement d’une serrure par un VIGIK et distribution de badges.

Étape 1: sans urgence, aviser par courrier simple chaque propriétaire 3 mois à l’avance, en leur demandant de désigner avant une date X, par exemple 2 mois avant le changement, une personne qui recevra la clé. Demandez de compléter un formulaire comprenant le nom du copropriétaire avec 2 choix: 1) soit les coordonnées de la personne qui recevra la clé, ou bien 2) si vous devez leur envoyer par courrier recommandé et assuré à leurs frais, et signature du copropriétaire.

Étape 2: si vous n’avez pas 100% de réponse à la date X, relancez par courrier simple avec une date Y (par exemple 1 mois et 15 jours avant le changement).

Étape 3: si toujours pas de réponse à la date Y, vous envoyez par courrier recommandé et assuré au propriétaire. Si le propriétaire ne récupère pas le courrier, la clé vous sera renvoyée 3 semaines avant le changement.

Pour les remises de clé: vérification de l’identité de la personne à qui vous remettez la clé, faites contresigner le formulaire avec la date de remise.

Si à l’issue des remises (donc 3 semaines avant) vous avez toujours des clés, il est de bon ton d’aviser les éventuels locataires de la situation car ils se retrouveront potentiellement coincés. Ne sous-estimez pas la lenteur de certaines agences ou copropriétaires: j’ai dû prêter un badge sous caution à une locataire qui a mis 5 mois (!) à obtenir de son copropriétaire le badge que j’avais envoyé par courrier parce que je n’avais jamais eu de réponse à mes sollicitations.

Bonjour,

Je ne sais pas si Astrid pense remplacer une serrure par un système VIGIK (vote en AG quand même) mais, de par notre vécu, je fais ici un retour d’expérience VIGIK.

Nous étions équipé d’un système VIGIK qui ne nous permettait pas de gérer les badges nous-mêmes.

1- Il fallait toujours faire appel au prestataire qui avait mis en service...(coût)

2- Possibilité laissée aux résidents de faire des copies de badges chez le cordonnier du coin…!

2- Impossibilité d’écraser un badge perdu ou volé donc au bout de quelques années, autant laissé les portes ouvertes tant il y avait de badges en service!

Dans le choix fait en AG en 2021, nous avons validé une centrale VIGIK avec:

1- Possibilité d’interdire l’utilisation de copies de badge, (activée aussitôt la mise en service!).

2- Pilotage depuis un PC (Par GPRS) de la centrale VIGIK avec écrasement d’un badge perdu/volé et création d’un nouveau badge=> contrôle permanent du nombre de badges en service!

3- Analyse des entrées/sorties si problème (dégradation à l’intérieur des parties communes)!

Aucun système n’est parfait car cela repose d’abord et avant tout sur le comportement des détenteurs de badges qui peuvent laisser entrer des inconnus sans vérifier leur destination dans la résidence mais nous avons franchi un grand pas avec ce nouveau système et le nombre de badges reste stable donc sous contrôle!

Cdt

Loïc

Bonjour la serrure de la porte d’entrée fait des siennes quelles sont les obligations légales  svp en terme de nombre de clef ou de badges à remettre aux copropriétaires ? 
merci

Bonjour @Syndic du Dahomey 

Généralement 3 à 5 exemplaires par logement.

Mais peut-être auriez-vous l’organigramme des canons installés sur votre copropriété? De cette manière, à l’aide du numéro de canon vous pourriez le refaire fabriquer à l’identique, sans avoir à faire changer les clés.

Si vous n’avez pas l’organigramme mais que vous connaissez le fabricant du canon (c’est souvent écrit dessus), vous pouvez aussi leur demander s’ils ne l’ont pas en archives. Et si vous n’avez pas le fabricant, essayez Assa Abloy (Vachette), il y a une bonne probabilité que ce soient eux

Merci pour votre réponse 

l’organigramme est court car il y a une serrure d’entrée et 6 logements. 
je crains fort qu’on doivent changer le cylindre car a priori c’est lui qui coince .

je vais donc demander 18 clefs je crois qu’il faut quelle soit compatible pour la poste puisque les boites aux lettres sont intérieures .

merci encore