Le prérequis : le vote du budget prévisionnel courant 

Préparé par le syndic de copropriété en collaboration avec le conseil syndical, le budget prévisionnel courant anticipe l'ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement de la copropriété : honoraires du syndic, assurance, frais de nettoyage, entretien des espaces verts, menues réparations, contrats de maintenance (VMC, incendie, porte parking...).  

C'est à partir de ce budget prévisionnel courant que sera déterminé le montant des provisions appelées auprès des copropriétaires : les appels de fonds. 

 Les dépenses ponctuelles telles que les travaux de conservation et d'amélioration, les études techniques, ou encore le financement de procédures judiciaires ne sont pas à inclure dans le budget prévisionnel courant. Elles feront l'objet de budgets complémentaires - budgets travaux - et d'appels de fonds complémentaires. 

Pour tout savoir sur la préparation de votre budget prévisionnel, c'est ici ! 

 La finalité : les régularisations

À la fin de l'exercice comptable, il est quasiment impossible que le montant des dépenses réellement engagées par la copropriété au cours de l'année corresponde au centime près au montant des dépenses anticipées par le budget prévisionnel courant. Cette différence doit donc faire l'objet d'une redistribution : 

• au débit si le montant provisionné par le copropriétaire via ses appels de fonds est inférieur au montant effectivement dépensé  
• au crédit si le montant provisionné par le copropriétaire via ses appels de fonds est supérieur au montant effectivement dépensé 

C'est cette différence - excédentaire ou déficitaire - qui est appelée régularisation. 

 La procédure : la clôture de l'exercice comptable 

Une fois l'exercice comptable terminé, les comptes doivent être clôturés avant de procéder au versement des régularisations. Cette étape cruciale se déroule en deux temps : 

1 - L’arrêté des comptes : le conseil syndical vérifie que l'ensemble des dépenses réalisées ou recettes perçues au cours de l'exercice ont été comptabilisées, correctement ventilées, imputées sur le bon compte de charges, et correspondent bien à une facture ou un avoir

Sur Matera, vous êtes guidés dans toutes les étapes d’arrêt des comptes dans l'onglet Assemblées > Clôtures d'exercices.

De façon à corriger ce qui doit l’être et à avoir la comptabilité la plus juste possible, il faudra notamment : 

• relever les compteurs (s’il y en a dans la copropriété)
• clore les budgets travaux s’ils sont terminés et qu’aucune dépense supplémentaire n’est à enregistrer
• catégoriser les mouvements bancaires qui ne le sont pas encore
• vérifier le relevé général des dépenses 

2 - L’approbation des comptes : les comptes arrêtés, c'est-à-dire vérifiés préalablement par le conseil syndical, sont présentés à l'ensemble des copropriétaires lors de l'assemblée générale des copropriétaires pour approbation ferme et définitive.

Une fois les comptes approuvés en AG, les régularisations sont portées automatiquement au solde des comptes des copropriétaires, à la date de l’AG.

Les comptes sont présentés aux copropriétaires selon 5 annexes comptables joints en annexe de la convocation à l'Assemblée Générale :

• le bilan financier de la copropriété (annexe 1)
• le compte de gestion général et le budget (annexe 2)
• le compte de gestion pour opérations courantes (annexe 3)
• le compte de gestion pour opérations et travaux exceptionnels (annexe 4)
• l'état des travaux et opérations exceptionnelles (annexe 5)

Sur Matera, les annexes comptables sont automatiquement générées une fois les comptes arrêtés dans l'onglet Assemblées > Clôtures d'exercices et ajoutées à la convocation de l'Assemblée Générale. 

Pour tout savoir sur les annexes comptables, c’est ici !

 Le cas particulier des budgets travaux 

Les budgets travaux - qui correspondent à des dépenses ponctuelles - sont indépendants du budget prévisionnel courant et peuvent s'étendre sur plusieurs exercices comptables. Une fois que la totalité de la somme du budget travaux a été provisionnée et l'ensemble des dépenses afférentes réglées, un budget travaux peut être clôturé.

Le mécanisme de régularisation est alors identique à celui utilisé pour le budget prévisionnel courant : le montant des dépenses est comparé au montant des provisions et la différence est - excédentaire ou déficitaire - est redistribuée suivant la clé de répartition selon laquelle le budget a été appelé. 

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