L’arrêté des comptes : le prérequis
Chaque année, les comptes de l'exercice comptable passé doivent être clôturés. Cette clôture se déroule en deux étapes : l'arrêté des comptes par le Conseil Syndical puis l'approbation des comptes par le syndicat des copropriétaires lors de l'Assemblée Générale Ordinaire annuelle.
Les comptes arrêtés sont présentés aux copropriétaires sous la forme de 5 annexes comptables jointes à la convocation à l'Assemblée Générale. Voyons ensemble comment interpréter ces annexes !
Pour tout savoir sur les modalités de convocation à l'Assemblée Générale, c'est ici
Présentation des annexes comptables
Annexe 1 : L'état financier après répartition
Cette annexe présente le bilan financier de la copropriété et se sépare en quatre parties.
Avances et provisions : Il s’agit des capitaux dont dispose le syndicat des copropriétaires, c'est-à-dire de l’ensemble des provisions et avances constituées par la copropriété suite aux différents appels de fonds. Sont notamment inclus : les provisions pour budget prévisionnel courant, les provisions pour budget travaux, le fonds de travaux ALUR, l'avance de trésorerie.
Situation de trésorerie : Il s’agit de la trésorerie dont dispose le syndicat des copropriétaires à la clôture des comptes, aussi bien sur le compte bancaire courant que sur les comptes séparés tels que Livret A.
État des dettes : Il s’agit des dettes que le syndicat des copropriétaires a vis-à-vis de tous les tiers (fournisseurs non réglés, copropriétaires créditeurs, charges sociales non réglées …).
État des créances : Il s’agit des créances que le syndicat des copropriétaires a vis-à-vis de tous les tiers (avoirs auprès de fournisseurs ou prestataires, copropriétaires débiteurs, remboursements des organismes sociaux…).
L’annexe 1 intègre la régularisation de l'exercice, et inclut les régularisations liées aux budgets travaux qui ont été clos, contrairement au complément de l’annexe 1.
Le complément de l’Annexe 1 : Les régularisations pour les charges courantes
Le complément de l'annexe 1 présente le solde des copropriétaires à la date du dernier jour de l’exercice comptable. On retrouve trois colonnes :
- solde avant régularisation
- montant de la régularisation
- solde après régularisation
Le montant des régularisations n'indique QUE les régularisations liées au budget courant (et non travaux, comme c’est le cas sur l’annexe 1).
Si l’assemblée générale des copropriétaires vote pour le reversement des excédents budgétaires sur le fonds ALUR, alors le solde avant / après régularisation ne change pas. Attention, seules les régularisations positives vont sur le fonds ALUR. Les régularisations négatives sont toujours appliquées sur les comptes des copropriétaires.
Annexe 2 : Le compte de gestion général
Cette annexe présente les charges et produits des opérations courantes et exceptionnelles pour l'exercice clos en comparaison au budget prévisionnel. Les dépenses et produits sont présentés par nature - et non par clé de répartition.
Annexe 3 : Le compte de gestion pour opérations courantes
Cette annexe présente les charges et produits des opérations courantes uniquement pour l'exercice clos en comparaison au budget prévisionnel. Ce document présente une analyse plus fine des sommes présentées dans la première partie de l'annexe 2, avec un détail par clé de répartition.
L'intérêt de ce document est double : analyser l'évolution des charges de copropriété entre deux années et vérifier la concordance entre la ventilation des charges et les règles d'affectation définies par le Règlement de Copropriété.
Annexe 4 : Le compte de gestion pour travaux
Souvent peu utilisée, cette annexe présente les charges pour les opérations exceptionnelles - budget travaux - clos sur l'année à approuver. Elle permet aux copropriétaires de vérifier que les montants appelés correspondent aux montants votés en Assemblée Générale et de le comparer aux dépenses effectivement engagées.
Annexe 5 : L'état des travaux
Contrairement au budget pour opérations courantes, un budget pour opération exceptionnelle peut s'étendre sur plusieurs exercices (budget pour ravalement de façade par exemple). Cette annexe présente donc l'avancement des différents budgets travaux non terminés en fin d'exercice : montant provisionné à date et montant dépensé à date.
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