Bonjour,

C’est un excellente nouvelle ! 
Cette fonctionnalité manquait effectivement d’un fil conducteur :) 

Je me permets cependant de remonter deux points qui me semble intéressant à retravailler : 
1. Pour les lots géré par des régies le courrier recommandé devrait pouvoir être envoyé à une seconde adresse, car les copropriétaires nous renvoie systématiquement vers leur gestionnaire lors des premières relances

2. Au sujet du déclenchement des relances automatique, deux critères sont utilisés le nombre de jours depuis lequel un copropriétaire est débiteur et le montant du débit. Ce deuxième critère me semble être imprécis, en effet dans une copropriété comme la notre où les lots on des écarts de tantièmes important, mettre un pallier par défaut à 1000€ engendre un relance pour certain copropriétaire dès 10j de retard et pour d’autre ne se déclenchera qu’au bout de plusieurs mois. Il faudrait plutôt jouer sur un pourcentage de dépassement du montant de l’appel de fond habituel.

3. Au sujet des relances automatique toujours, la configuration de la méthode d’envoi, mail ou postal, ne s’appuie pas sur les paramètres saisis par le copropriétaire dans son profil mais apparait vierge et oblige l’administrateur à tout saisir à nouveau (c’est d’ailleurs la même chose pour la vue équivalente pour les appels de fonds ou les PV d’AG, il n’y a pas de synchronisation dynamique lorsque la méthode choisie est modifiée)

Je reste disponible s’il faut des précisions.
Bonne journée
Charly

Merci @Charly pour ce retour exhaustif, c’est franchement de l’or en barre (cc @Victor pour les itérations )

Bonjour,

Concernant le point 3 @Charly : 

Même constat récemment, avec un nouveau copropriétaire qui venait juste de s’inscrire et compléter sa fiche informative, après l’achat d’un appartement dans la copro

Après échange avec Guilhem, mon référent Matera, ce dernier m’a bien indiqué la raison de cette singularité :

Pour que l’adresse du copropriétaire soit renseignée automatiquement pour les relances, appels de fonds, PV d’AG, il faut que dans le profil du copropriétaire, tous les champs soient remplis, et notamment, le champs “Pays”, qui doit être renseigné et non pas laissé vide 

J’ai testé en ajoutant FRANCE dans ce champs, et effectivement, ça a bien marché ! 

Cdt

Nicolas

C’est toujours un plaisir ! @Victor me connais malheureusement pour lui il n’a pas pu échapper à mon incroyable débit de parole au téléphone  j’ai fait un REX monstrueux que je serais ravi d’appronfondir avec les équipes produit !

Excellente info de la part de @Nicolas Martin mais dans ce cas @Raphaël de Matera il faut absolument indiquer aux équipes produit (et surtout au devs) qui ont la connaissance de ces mécanismes de faire en sorte que les champs requis pour le bon fonctionnement de la plateforme, soit obligatoires et contraignent l’user à les saisir 

Bonjour @Charly et @Nicolas Martin ,

Merci pour vos retours précieux, et content de savoir que vous avez déjà pu parcourir les nouveautés liées aux impayés !

1. Recommandés des lots gérés par des régies : En effet nous allons regarder ça pour voir comment palier au débiteurs qui ne gèrent pas directement leur lot.
    
2. Relances automatiques : @Charly intéressant cette notion de pourcentage de dépassement du montant de l’ADF. Comment serait défini ce pourcentage dans ton cas ? As-tu déjà une idée d’un pourcentage limite / cohérent pour ta copropriété ?
    
3. Relances auto (bis) : En effet il n’est pas normal que l’absence du pays bloque l’envoi des courriers (ou alors vous avez raison il faudrait que le champs soit obligatoire pour éviter cette situation), on va regarder ça merci pour le retour.

PS: @Charly si on ne prenait pas le temps d’écouter tes retours on ne ferait pas notre travail comme il se doit. On aura l’occasion d’échanger à nouveau j’en ai aucun doute, le temps d’un nouveau REX 

Bonjour,

J’ai parcouru la nouvelle interface et j’ai activé les relances automatiques qui ne l’étaient pas. Je trouve que l’ajout de la tâche sur la page d’accueil est une bonne chose. J’ai aussi des remarques que j’avais déjà formulées sur ce forum :

• Le montant des impayés intègre l’appel de fond suivant dès que celui-ci est généré, pourquoi pas mais il faudrait le préciser dans une note sur la page
• Sur la page de gestion des impayés on voit bien si le copropriétaire a effectué un versement depuis la dernière relance, c’est top, par contre j’aurais bien aimé avoir la date : si le copropriétaire a effectué un versement sur le mois courant je ne relance pas. Si le versement date de plus d’un mois je relance.

Par ailleurs je vois que la fonction de mise en place d’un échéancier de payement n’a pas été intégrée dans le processus de gestion. J’imagine que c’est intentionnel. Dans mon cas je n’utilise pas cette fonction car son fonctionnement n’est pas clair pour moi, de plus il faudrait que je le fasse avec le copropriétaire en face de moi.

Bonne journée

Bonjour @Paul L ,

Merci pour vos retour, et ravi de savoir que vous avez activé les relances automatiques.

Les appels de fonds à venir sont en effet intégrés dans les impayés, nous allons voir comment mieux préciser la chose.

Concernant la date du dernier versement, vous avez tout à fait raison, nous sommes déjà sur le coup et avons prévu d’ajouter une phrase explicative en plus de l’information déjà présente : “Le versement de xxx € date du edate du dernier versement]”.

Est-ce que cela correspond bien à votre besoin (cf. maquette ci-dessous) ?

Victor

​
 

Bonjour @Victor 

Je pense que le plus simple pour l’imager est de poser le calcul mais avant de pouvoir le faire il faut comprendre comment marche votre système de condition.

D’abord que signifie “la zone rouge” ? 
Dans ma tête cela laisse supposer que le copropriétaire est déjà en situation d’impayé, alors que je peux être débiteur, mais pas encore en situation d’impayé car la date d’exigibilité de mon ADF n’est pas encore atteinte par exemple. C’est le cas pour les copropriétés qui ont paramétré la génération et l’envoi de l’ADF automatique. Si je décide qu’il est envoyé 10j avant la date d’exigibilité, je serait débiteur pendant 10 jours mais pas en situation d’impayé.
C’est aussi vrai pour les personnes qui payent mensuellement qui pourront potentiellement recevoir des relances si le critère de jour est bas, alors qu’ils seront “à jour” de leur charges mensuelles.
 

Ensuite, comment est calculé le montant du dépassement ?

Est-ce que vous prenez le solde à l’instant T, ou est-ce que vous prenez en compte le nouvel ADF qui tombe et fait entrer dans le critère de dépassement du montant défini.
En fonction ça change la donne parce que, si je suis déjà débiteur de 600€ et que mon nouvel ADF de 500€ tombe, (en gardant l’exemple précédent où il est généré et envoyé 10j avant sa date d’exigibilité) mon solde va passer à -1100€ je vais donc venir déclencher le second critère du dépassement de 1000€ mais d’un point de vu légal je ne suis redevable que des 600€ d’impayés tant que la date d’exigibilité de mon nouvel ADF n’est pas atteinte.
 

Enfin, comment fonctionne le système de logique conditionnelle ? 
Les conditions peuvent être vérifiées de plusieurs façons,

• En temps réel en simultané : ce qui déclenche immédiatement la relance lorsque que les paliers sont atteints
• Tous les N jours, N étant le nombre de jours définis par la personne qui a fait le paramétrage des relances (ici 40) ce qui veut dire que si le critère du montant est atteint mais pas celui des jours, on devrait attendre de nouveau 40 jours pour faire une nouvelle vérification.
• A intervalle régulier mais défini par le système Matera (par ex. toutes les nuits)

Une fois qu’on aura les réponses à ces questions on pourra se poser la question de comment calculer le pourcentage de manière pertinente mais pas avant car les hypothèses seraient beaucoup trop nombreuses. 

Pour moi il y a un objectif principal à atteindre dans ce système de relance, c’est que les copropriétaires reçoivent leurs relances d’impayés dans des délais égaux, quelques soit le montant de leurs charges. Il n’y a pas de raison qu’un copropriétaire qui paie plus soit relancé plus vite ou plus de fois qu’un qui ne paye pas beaucoup *

Bonne journée !
​​​​​​​Charly

Oui @Victor cela a l’air bon.

Vu ce qui a été dit plus haut il faudrait peut être préciser le montant par rapport à l’appel de fond. La question que je me pose en fait c’est est-ce que le payement couvre les charges courantes.

En fait ce qui serait le plus utile c’est de pouvoir basculer sur le compte copropriétaire (dans un quatrième onglet) sans quitter l’écran, comme ça on voit les derniers payements.

Typiquement actuellement j’ai des copros avec des gros travaux (500€/trimestre) et des charges courantes à 300, avant de relancer je dois regarder si sur les trois derniers moi j’ai un total de payement supérieur à 300€ c’est à dire les charges courantes + une partie des travaux

Je fais cela car je n’ai pas pu faire un échéancier de payement adapté.

A dispo pour en parler si besoin

A+

Bonjour à tous,

superbes questions et réponses. @Charly et @Paul L ont déjà tout dit et j’attends avec impatience les nouvelles fonctions. Concernant les échéanciers, il faudrait en effet que se soit également intégré car l’utilisant pour deux de nos copropriétaires, je trouve cela très pratique.

Je ne peux malheureusement pas encore y accéder car cela bug sur mon espace…

cordialement

julien

Je crois qu’on a perdu @Victor 

Pas d’inquiétude @Charly on est toujours à la barre, je ne vous oublie pas ! 

Nous sommes en train de revoir le montant dû à partir duquel les copros sont considérés comme étant en situations d’impayés. A date nous prenons en effet le solde total (impayés + appel de fonds à venir). Or comme tu le dis, les copros sont en impayés pour des montants dûs passés, et non pas pour les montants exigibles dans 10 ou 15 jours (à partir de génération de l’appel de fonds). Les tâches liées au dashboard ainsi que le montant de déclenchement des tâches auto se fera donc sur la base des impayés effectifs hors appels de fonds à venir. Le solde du copropriétaire néanmoins va rester tel qu’il est (c’est son solde comptable réel).

Concernant les relances automatiques: Sont envoyées uniquement les 1ères relances amiables de façon automatique. Elles sont envoyées X jours (nombre de jours défini par le PCS) après la date d’exigibilité si le montant (défini par le PCS) est dépassé. Les premières relances amiables sont donc envoyées automatiquement uniquement suite à la génération de l’appel de fonds. Il n’y a qu’une relance. Nous ne réalisons pas de relance automatique multiple pour éviter des possibles erreurs de relance / rappel alors qu’un échange aurait déjà pu avoir lieu entre PCS et débiteur en dehors de Matera.

Par la suite, les tâches s’affichent sur le dashboard pour indiquer qu’il faut relancer, si le copropriétaire en question est toujours en impayés.

@Paul L on réfléchit en effet à cette option d’avoir l’onglet “historique du compte” directement dans la page de relance en effet, merci pour le retour  !

Bonne fin de journée !

Bonjour @Julien Castel 

Je viens de creuser le bug en question et il résulte en effet de deux choses :

• Vous avez actuellement un “accès élargi” à Matera. Si vous deviez avoir un accès “Admin” pour gérer plus largement la copropriété je vous invite à vous rapprocher de votre Présidente de conseil syndical pour échanger à ce sujet. La fonctionnalité d’impayés n’est accessible qu’aux Admin de la plateforme Matera, généralement les président(e)s de conseil syndicaux. (d’où le bug que vous mentionnez, cf. point suivant)
• Et en effet, il y a bien un bug affichant sur votre espace des tâches liées aux impayés et à la catégorisation bancaire, qui ne devraient pas s’afficher (car réservées aux Admin), nous allons corriger cela.

Bonne soirée ! 

Bonjour @Victor ,

si je suis bien “admin” depuis la reprise avec Matera et président de ma copro.

Avant la mise à jour l’onglet impayé fonctionnait bien et je pouvais voir mes échéanciers sur l’onglet bleu “Plus” en haut à droite qui n’existe plus. Je viens d’y retourner mais quand je veux accéder à l’impayé “voir l’impayé” je reçois un message d’erreur “Oups, une erreur est survenue...”

Quoi qu’il en soit j’ai hâte d’essayer les nouvelles fonctionnalité dès que je le pourrais. Je vais voir avec mon référent.

cordialement

julien

Au temps pour moi @Julien Castel, je vous laisse voir avec votre référent en effet il doit y avoir un élément bloquant on devrait pouvoir résoudre ça rapidement !

Bonne journée à vous

Victor

Bonjour je suis gerante d'une sci dans laquelle nous sommes deux associes. Mon associe n'alimente pas le compte de la sci depuis 6 mois ce qui entraine une de tte pour payer les charges de la copropriete a laqurlle nous appartenons. Quel est mon recours possible svp ? 

Bonsoir,

vous devez lui envoyer une mise en demeure par courrier recommandé dans un premier temps, si ce n’est pas fait. Il a 1 mois ou 15j pour régulariser je ne sais plus…

Après vous pouvez essayer de voir avec lui s’il veut établir un échéancier pour étaler son recouvrement de dette. Mais s’il ne paie pas ses échéances il faudra lui faire une mise en demeure par courrier recommandé également…

Bon courage

Julien