Bonjour @Philippe VALLETTE 

Dans le système normal, rien empêche un propriétaire qui le souhaite, si le syndic est d’accord, de payer ses charges mensuellement même si les appels de fonds sont effectués de manière trimestriels.

Je vous renvoi d’ailleurs vers ces articles qui donnent des informations la dessus

Maintenant vous parlez d’une résolution pour changer la fréquence et qui serait donc applicable à tous les copropriétaires. Cependant, il y a des inconvénients : 

• Cela nécessite plus de travail pour les propriétaires qui ne sont pas en prélèvement automatique
• Cela nécessite plus de travail coté syndic (gestion des appels de fonds si problème, catégorisation, ...)
• Cela peux avoir un cout (si les appels de charges sont envoyés par courrier papier par exemple)

Les deux solutions sont donc possible , soit indiquer a un propriétaire qu’il peux payer mensuellement, soit changer le système pour tous par une résolution d’AG (vous pouvez vous faire aider de votre réfèrent Matera pour cela) , a vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Au vue de vos souhaits en tant que conseil syndical (cf votre point 2), je vous préconise donc la solution classique numero 1, utilisée par la majorité d’entre nous.

Cdt,

FX

Bonjour François-Xavier, 

Merci pour cette réponse qui éclaire notre problématique.

Lorsque nous avons souscrit à Matera, il nous avait été dit que les copropriétaires pourraient choisir entre le prélèvement mensuel ou trimestriel des charges (ce que proposait notre ancien syndic).

 
Il me reste encore quelques doutes, que je vous reformule :

1- Seuls quelques copropriétaires nous demandent à être prélevés mensuellement. 
Notre référent nous précise que si nous passons en paiement mensuel pour certains copropriétaires (il ne parle pas de prélèvement qui est la demande des copropriétaires) , il faut une résolution dans laquelle ils seront nominativement désignés votée à l’unanimité Art 26. Cette résolution doit s’accompagner d’une modification du règlement de copropriété dont ils supporteront les frais.
Le confirmez vous ? Cela nous semble très lourd. 

2- Si nous votons le passage au prélèvement mensuel et à l’appel de fonds mensuel s’appliquant à tous, faut-il modifier le règlement de copropriété ?

3- Est-ce que la plateforme permet de les prélever mensuellement automatiquement ou doivent ils procéder par virement ? 

4- A la lecture de votre message, j’ai besoin de confirmer ma bonne compréhension : Voici mon hypothèse pour mon AG puisque je souhaite formaliser l’autorisation de payer mensuellement : 

• Les appels de fonds restent trimestriels
• Nous souhaitons permettre à certains copropriétaire de payer mensuellement leurs charges
• Nous ne voulons pas modifier le règlement de copropriété. 
• Pouvons nous proposer une résolution sous la forme suivante : Autorisation de paiement mensuel des appels de fonds : MX, MY… sont autorisés à régler le montant des appels de fonds trimestriels au 1er jour de chaque mois. Sans que nous n’ayons à modifier le règlement de copropriété ?
• Si cette résolution est correcte à quel majorité la voter ?
• Les copropriétaires seront-ils prélevés mensuellement ? 
• Comment le formaliser sur MATERA ? nous n’avons pas trouvé la “case à cocher” mentionnée dans l’article sur le sujet. 
   

Encore merci pour vos lumières ! 

Bonjour @Philippe VALLETTE 

Je ne suis pas complètement en accord avec la formulation de votre référent, mais il peut y avoir une compréhension différente du besoin. D’ailleurs celle-ci, tel que vous la précisez, est un peu en contradiction avec la réponse de son collègue ici.

Si j’ai bien compris votre besoin, il s’agit d’un besoin concernant uniquement certains propriétaires.

Chaque Syndic est libre d’accepter ou non le paiement mensuel pour certains propriétaires (en effet cela lui demande plus de temps). Cela n’a pour moi pas besoin d’être voté en AG, de la même manière qu’un syndic a aussi toute autorité pour décider  d’échelonner des dettes avec un propriétaire.

https://www.coproconseils.fr/frais-de-mise-en-demeure/#:~:text=Mais%20attention%20!,de%20payer%20mensuellement%20vos%20charges.

En effet, sans résolution d’AG, les charges sont exigible entièrement en début de trimestre, mais rien empêche le syndic et un propriétaire de trouver un accord.

Vous me demandez si cela va à l’encontre de votre règlement de Copro. Je dirais non car en général les règlements de copro ne précisent pas cela, mais n’hésitez pas à vérifier si les modalités de paiement sont indiquées, je ne connais pas votre RCP.

Si vous souhaitez le mettre en résolution et qu’elle est rejetée, cela serait plus compliqué pour vous je pense de pouvoir effectuer un accord avec le propriétaire. Ce sera aussi compliqué pour vous de changer d’avis avec le temps si cela devient trop pénible ou trop énergivore. Cela pourrait aussi pousser de nombreux autres propriétaires à demander la même chose (car ils auront connaissance de cette résolution ) et sur 100 lots cela risque de faire beaucoup de boulot en plus pour vous.

Si vous êtes sur la banque Matera, en plus de votre contrat, Pierre répond dans le post  précèdent que la plateforme permet de prélever mensuellement, mais ce sera à vous de réaliser ces actions (j’en reviens au temps supplémentaire que cela va vous demander).

Après je ne suis pas juriste, mais votre référent non plus  : 

• Soit vous voulez être sur à 100 % ,vous demandez à votre référent d’envoyer votre demande au service juridique Matera (notamment la vérification du RCP)
• Soit vous pouvez réaliser cela en dehors de l’AG comme un arrangement entre un syndic et des propriétaires, ce que font beaucoup de syndics, mais vieux vaut tracer par écrit cet accord même si @Kévin Braems  semble dire le contraire. Moi je me fie pour ma part plutot a des articles de l’ARC

https://arc-copro.fr/documentation/les-modalites-de-paiement-des-provisions-et-des-charges-de-copropriete

Veuillez quand même vérifier que faire ces écritures en plus tous les mois ne vous posent pas de problèmes (+ ces actions si les propriétaires sont en prélèvements)

Je vous ai répondu la d’un point de vue “syndic”. Vous auriez été propriétaires, je pourrais répondre différemment : 

Une résolution d’AG permet de tracer plus facilement l’accord. Si demain le syndic change, ou le comptable, le nouveau pourrait effectuer une mise en demeure au propriétaire qui n’a pas payé toutes ses charges dans les 15 jours suivant leur exigibilité, car il n’a pas connaissance de cet accord, et il pourrait être plus compliqué sans PV d’AG de retrouver cet accord.

Il y a donc des avantages et des inconvénients sur les deux méthodes. Le choix peux dépendre de différents facteurs (la taille de la copro, le nombre de propriétaires impactées, la confiance...)

En espérant avoir pu vous aider.

Cdt,

FX

Bonjour,

Je me permets d’apporter mon expérience puisque nous avons mensualisé sur ma copropriété de 48 lots.

Pour la résolution, voté Art 24 car c’est de la gestion courante. Le RCP peut imposer une périodicité. Par exemple notre RCP stipule “le 1er jour de chaque trimestre ou le 1er jour de la période fixée par l’AG”, du coup ça donne chez nous:

Mensualisation des appels de fonds (art 24) - L’assemblée générale, après en avoir délibéré, décide que les budgets de fonctionnement courants et fonds travaux obligatoires seront appelés mensuellement les 1er de chaque mois sur la base d’1/12ème par mois calendaire, à compter du XX.XX.XX.

Nous avons donc 12 appels de fonds et non plus 4. Constatations directes:

• moins d’impayés (budget lissé, visibilité pour un grand nombre de personnes qui ont leur revenus et leurs dépenses mensualisées aussi)
• moins de relances: comme les appels partent tous les 30 jours, un oubli de règlement se trouve relancé par l’arrivée de l’appel de fonds du mois suivant et non plus par un courrier dédié 
• incite à la mise en place de virements mensuels programmés ou au prélèvement automatique, diminue les règlements par chèque car effectivement plus lourd à gérer pour le CS, mais aussi pour le copropriétaire. Après 18 mois, le taux de paiement par chèque est passé de 15% à 2%, ce qui a permis de faire voter en AG l’arrêt de l’encaissement par chèque après une période de 6 mois permettant d’accompagner la dernière personne dans son changement de mode de règlement
• augmentation des frais postaux à hauteur de 0,5€/mois par copropriétaire (environ 60% d’envois électroniques)
• la charge de gestion pour le CS depuis l’arrêt du règlement par chèque est quasi-nulle, tout est automatisé (appels de fonds, catégorisation, relances). Si vous êtes avec la banque Matera, le prélèvement automatique est automatisé lui aussi: le prélèvement est calculé automatiquement, annoncé le 25 du mois puis exécuté aux alentours du 3. Mais la transition a été source pendant un an d’une charge plus élevée pour le CS (environ 30 minutes à y consacrer par mois)

Le taux de satisfaction est extrêmement élevé. En plus, rien n’empêche ceux qui préfèrent payer au trimestre de continuer à le faire. Par exemple un paiement trimestriel fait en janvier leur génère un appel de fonds en février et en mars égal à zéro.

Attention toutefois: votre trésorerie doit pouvoir supporter le changement de périodicité. Au trimestre on entre 25% du budget le 1er jour du trimestre, au mois on entre 8% du budget le 1er jour du mois. Ça peut entraver le règlement de certaines grosses factures annuelles. Pour compenser, je recommande de voter en parallèle l’avance de trésorerie d’1/6ème du budget, ainsi vous avez 2 mois de budget d’avance en permanence.

Bonjour @Kévin Braems 

Je suppose que vous êtes avec la banque Matera, pour avoir une charge nulle de catégorisation?

Je vois que vous avez imposé cela a tout le monde , ce qui n’était pas la demande initiale, mais effectivement cela peut être bien si les envois sont au format électronique (donc gratuit) et que la catégorisation est automatique

Cdt,

FX

Bonjour @Francois-Xavier

Oui, mais on n’avait pas spécialement de soucis non plus avant avec la banque Palatine, si le nom de l’émetteur est le même que le nom du copropriétaire, ou bien si c’est indiqué en motif du virement, le rapprochement se faisait de lui-même. 

Sur le surcoût de frais d’envoi, ça reste raisonnable parce qu’à côté on économise sur les frais de relance. Dans la pire configuration on est sur +1€/mois vu qu’on a 8 envois supplémentaires à environ 1,5€.

Pour ma part, Matera me propose le bon nom du bon propriétaire par défaut, mais je dois quand même faire le click .

Du coup une catégorisation non réalisée peux annuler l’envoi des appels de fonds...et c’est une donc surcharge de travail

Ah mince c’est bizarre!

De mon côté ça le fait la 1ère fois, et ensuite l’outil garde l’information en mémoire et rapproche automatiquement les fois suivantes. Peut-être un bug à signaler?