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Bonjour,

La reprise comptable a été faite en fin d'année sur la base du Grand Livre sans tenir compte des factures ni revue de celles-ci. Par ailleurs, seuls les comptes fournisseurs ont été repris, le détail des comptes de copropriétaires de l’année en cours n’a pas été repris, seulement leur solde à la date de reprise par Matera (11/12/23).

Nous nous retrouvons dans une situation où les convocations pour l'AG sont parties avec des annexes de comptes à valider fausses, du fait d’erreur non corrigées et du fait de l’absence de report des dépenses des comptes individuels (commandes de badges, frais individuels, ...). J'ai bien conscience que l'arrêt des comptes peut être annulé/repris avant l'AG, mais ce n'est vraiment pas pro et cela apporte des difficultés sur la transparence de la gestion avec Matera.

Nous avions demandé avant envoi des convocations plusieurs modifications, qui ont été prises en compte avec délais et nombreux mails, sauf une qui a été faite après, et une fois les comptes arrêtés et convocations envoyées, nous avons eu accès à nos comptes individuels qui nous a permis de nous rendre compte de l’absence de reprise de ces erreurs des comptes individuels.

Malgré maints échanges, la situation n’est toujours pas résolue et nous n’arrivons pas à avoir de réponse de la comptable, notre référente nous fait des réponses d’attente sans succès et sans proposition de rdv malgré notre demande. Et nous n’avons pas accès à ces éléments sur la plateforme pour modification par nous-mêmes.

=> Avez-vous rencontré cette situation? Quelles solutions avons-nous autre que par notre référente et l’adresse bonjour@matera pour qu’un comptable Matera fasse enfin le nécessaire avant l’AG prévue dans 2 semaines?

En évolution sur la plateforme, il serait judicieux, avant validation des comptes, d'avoir une évolution de la plate-forme permettant d'avoir accès aux détails des comptes individuels de l’année écoulée pour identifier les erreurs le plus tôt possible lors de la revue des comptes.

@CLDE bonjour,

Êtes-vous en année calendaire pour votre exercice?

MATERA a repris, selon votre message le 11/12/2023, donc au cours de l’AG? Était-ce une AGE?

Qu’est-ce qui fait que vous êtes, 2 mois après à nouveau en préparation d’une AG? Sans doute une AGO au cours de laquelle on valide les comptes de l’exercice précédent!

Pour notre expérience, il y a 3 ans½, la reprise comptable s’est faite avec une comptable (Dolorès à l’époque) et nous avons déjà découvert que les erreurs dans le grand livre du syndic précédent ne pouvaient pas être corrigées par MATERA car il est interdit de remettre en cause le grand livre du syndic pro précédent...à moins de lui faire un procès!

Au final, en AG ordinaire, l’essentiel est de valider les comptes de l’exercice précédent sinon vous allez bloquer complètement votre fonctionnement: pas de charges récupérables pour les bailleurs etc…

Nous aussi, nous avons eu quelques sueurs car nous voulions tout mettre au carré dès la reprise et ça, ce n’est pas si évident que cela!

Bon courage!

Loïc353

 

 

 

Merci pour votre réponse!

Nous sommes effectivement en année calendaire.

L'AGO s'est tenue avec retard le 13/11/23 avec l'ancien syndic, habitué de "sauter" des AG. A cette date nous sommes passés chez Matera. La cloture de l'ancien syndic a été faite le 06/12 et la reprise par Matera le 11/12, ce qui fait que la majorité de l'exercice s'est fait hors plate-forme.

Les erreurs en souffrance ne concernent que l'exercice 2023, et le grand livre est correct, c'est Matera qui n'a pas repris les détails des comptes individuels dans le grand livre (si j'ai bien analysé). Il n'y a aucun historique sur nos comptes individuels, malgré des dépenses individuelles, seulement la reprise du solde, de fait ils sont faux (et le grand livre correct).

On est donc inquiets pour notre prochaine AG, de devoir peut-être la reporter? C'est quand même fou de n'avoir aucune visibilité sur le sujet.

Bonjour,

sur le principe, séparer la responsabilité entre ancien et nouveau syndic (vous 🙂 ) à la date de cloture de l’ancienne comptabilité n’est pas choquant. Toutes les erreurs identifiées sur une période peuvent normalement être corrigées par la suite dans le même exercice ou le suivant.

Dans les comptabilités à l’ancienne, on écrivait sur du papier et on effaçait jamais rien, on faisait des clotures mensuelles, etc.. C’est un peu le même principe.

Maintenant je fais comme vous le constat que Matera pourrait donner accès à plus de fonctionnalités comptables sur l’exercice courant. Car si c’est vous le syndic, c’est vos comptes et votre responsabilité.

Matera semble considérer prendre la responsabilité équivalente à un cabinet d’expert comptable en syndic coopératif. Mais même dans ce cas, c’est le client qui reste libre de ses choix. Matera pourrait nous donner les accès en nous faisant signer une décharge voir informer les copropriétaires  / les inciter à contrôler les comptes au fil de l’eau.

Pour ce qui est de l’AG je recommanderai aussi de voter systématiquement les comptes.

Si certains problèmes sont vraiment “brulants”, la résolution peut être rédigée de façon à énumérer les corrections demandées par l’AG dans l’exercice suivant ou dans la régularisation annuelle s’il est encore possible de la modifier.

Bonjour,

j’ai le même souci….Les factures sont gaz ont été mises sur le même poste de charges. Elles étaient ensuite réparties entre les différents postes de charges à la fin de l’exercice (ECS, chauffage, avec une répartition avec le bâtiment social). 

Matera ne voulait pas faire de corrections, hors ayant les factures en main, je ne vois pas pourquoi nous ne sommes pas en mesure de faire des comptes corrects…..cela impacte tout de même les copropriétaires et les finances de la copropriété. 

Matera a fini par corriger certains postes mais pas tous encore, et n’ayant pas la main dessus cela devient compliquer, je vais devoir convoquer avec des comptes faux et ne pas les valider (bon nous sommes en procès contre F…. et je préfère avoir les relevés bancaires, notamment celui du deuxième compte illégal) afin de vérifier ce que l’ancien syndic a fait exactement des fonds versés avant de valider et ne plus pourvoir revenir dessus.

Idem, les calculs se font automatiquement selon ce que me dis ma référente, sur quelles bases? A partir de quelles données, comment sont elles recoupées? A la main je ne tombe pas sur les mêmes chiffres…

Je ne sais même pas d'où sortent les chiffres mis sous certains compteurs ou je n’ai la main dessus…

J’attends des explications claires de la part de Matera, je bosse dessus depuis plusieurs jours maintenant tous les soirs et le week-end et que pour 2022…

Julie

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