Bonjour @REMY la fonctionnalité est bientôt disponible je vous invite à consulter ce message si vous souhaitez la tester en avant première: 

Bonne journée

Bonjour, tres bonne nouvelle, je veux bien le tester. Il sera mis en place quand à peu près? Bien à vous

On l’activera la semaine prochaine, ce qui laissera du temps à vos copropriétaires qui veulent se faire prélever mensuellement d’aller l’indiquer dans Matera avant l’appel de fonds d’Octobre

Top donc je peux d’ores et deja les prevenir que cette fonctionnalite sera effective dès le prochain appel de fonds?

merci

Oui tout à fait 

Bonjour,

Je pose cette question pour un souci de trésorerie, avec cette nouvelle fonctionnalité aurons nous toujours en début de trimestre la totalité des charges pour régler d’éventuels fournisseurs ?

Pouvez vous nous apporter une précision sur la mise en place de cette nouvelle fonctionnalité.

Pour le prélèvement du 1er octobre est ce qu’il sera prélevé comme auparavant le trimestre (octobre, novembre et décembre 2023).

Puis au 1er novembre 2023 le paiement des charges de janvier 2024

Le 1er décembre 2023 celui des charges de février 2024

Le 1er janvier 2024 celui des charges du mois de mars 2024.

.

Biens à vous

Je trouve la remarque de @HUN Christian pertinente.

Si j’ai bien compris, il s’agit de donner la possibilité aux copropriétaires de régler mensuellement leurs charges sur un appel trimestriel, ce qui peut donner lieu à des soucis de trésorerie: qui en prend alors la responsabilité?

Il me semble plus régulier de voter en AG une mensualisation des charges pour tout le monde, et de parer aux éventuelles trésoreries malmenées à l’aide des outils à disposition, à savoir:

• l’avance permanente de trésorerie, qui peut représenter jusque 1/6ème du budget (donc 2 mois d’avance)
• la modulation du budget en mensualités inégales. Par exemple au lieu d’avoir 12 x 8,3%, de voter 17,5% du budget sur la 1ère mensualité du budget puis 11 x 7,5%

À noter que la mensualisation n’empêche nullement les copropriétaires le souhaitant de continuer à verser trimestriellement.

My 2 cents.

Bonjour,

Lorsqu’un copropriétaire demande le paiement mensuel, il ne peut le faire qu’à la condition d’anticiper ses mensualités d’un mois.

Exemple pour un appel de charge au 1/10/2023:

L’appel de charges est lancé le 15/09/2023 et le copropriétaire mensualisé paie au 15/09, le 1er mois, au 15/10 le deuxième et le 15/11 le 3ème et dernier mois du trimestre donc la copro a son budget pour faire face à ses fournisseurs jusqu’à la fin du trimestre.

Au 15/12/2023, l’appel de charges du 1er trimestre 2024 est généré et envoyé et le même schéma se met en place: 15/12, 15/01 et 15/02..

Pour moi, il n’y a pas de problème de trésorerie avec ce système!

Cdt

Loïc

Bonjour,

@Loïc353 il faut même anticiper de 3 mois et non pas d’un seul mois.

L’article 14- de la loi du 10 juillet 1965 stipule que “les provisions sont exigibles le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale”.
Par conséquent, chaque copropriétaire doit avoir réglé ses charges au 1er jour du trimestre, alors de provisionner le compte de la copropriété qui aura des dépenses à payer sur le trimestre suivant.
Rappelons que le SDC ne peut pas être à découvert et que si les copropriétaires ne provisionnent pas le compte de la copropriété dans les délais, cela peut provoquer des problèmes de trésorerie.

Le syndic envoie donc les appels de fonds le 15/09 pour l’appel de fonds du 1er octobre, exigible au 1er octobre. Le copropriétaire, qu’il paie au trimestre ou au mois, doit régler ses charges au plus tard le 1er octobre.

Donc, pour que le copropriétaire mensualisé voir à jour au 1er octobre, il doit faire un paiement en juillet, aout et septembre.
Ses mensualités d’octobre, novembre et décembre serviront à provisionner son appel de fonds du 1er janvier. Ainsi, il est toujours à jour de ses charges et il provisionne correctement le compte de la copropriété sans mettre la trésorerie de cette dernière en difficulté.

Un copropriétaire qui paie son appel de fonds du 1er octobre par des mensualités en octobre, novembre et décembre est un copropriétaire en situation d’impayés,  et il met la copropriété en difficulté. Malgré la mensualisation il est en impayé et peut recevoir des courriers de relances.

De même, un copropriétaire qui se mensualise au 15/12, 15/01 et 15/02 pour l’appel de fonds du 1er janvier est en situation d’impayé dès le 01/01, et est débiteur des 2/3 de ses charges à la date d’exigibilité. Il se met à jour avec 1.5 mois de retard.

La mensualisation doit donc se faire en amont de la date d’appel de fonds. Etant donné que les budgets sont votés assez tôt, il est facile de consulter sur Matera les montants des prochains appels de fonds et de mensualiser l’appel de fonds du mois N sur les mois N-1, N-2 et N-3.

En résumé, pour respecter l’article L’article 14- de la loi du 10 juillet 1965 , la mensualisation doit se faire ainsi :
ADF de janvier N : mensualités en octobre N-1, novembre N-1 et décembre N-1
ADF d’avril N : mensualités en janvier N, février N et mars N
ADF de juillet N : mensualités en avril N, mai N et juin N
ADF d’octobre N : mensualités en juillet N, aout N et septembre N

Dans notre copropriété, nous respectons ce calendrier et nous n’avons plus de problème de trésorerie, alors qu’on s’était posé la question de devoir mettre en place une avance permanente de trésorerie lors du passage en syndic coopératif. Maintenant les copropriétaires paient bien à la date d’exigibilité et nous avons ainsi la trésorerie nécessaire pour régler les factures qui arrivent pendant le trimestre qui suit.

 
La difficulté peut venir de la mise en place initiale de la mensualisation. En effet, si un copropriétaire n’est pas mensualisé, ou s’il l’est en mais décalage (il paie son ADF d’octobre sur oct, nov et déc), il faut les recaler sur la bonne période. Pour la première fois, cela pouvait signifier de payer 2 ADF en 1 trimestre (régler l’ADF d’octobre + provisionner l’ADF de janvier sur oct, nov, déc).
Pour aider nos copropriétaires qui en ont fait la demande, afin de les recaler sur le bon rythme, nous avions proposé des protocoles d’accord d’échéancier de paiement. Et en moins de 6 mois, tous nos copropriétaires mensualisés l’étaient sur le bon cycle.

 

Bonjour Benoît,

Il y a ce que dit la loi et il y a la vie quotidienne de nos copropriétaires.

Je ne sais pas chez les autres, mais chez nous, nous ne dépensons pas le montant d’un ADF trimestriel le 1er jour du trimestre donc avec la souplesse accordée à certains copropriétaires de régler leurs charges un mois en avance, la copropriété règle toutes ses factures à l’heure.

Par ailleurs, lorsqu’un copropriétaire demande à régler au mois, en général, c’est que sa trésorerie est tendue. Si nous lui demandons de régler le trimestre avec 3 mois d’avance, je ne vois pas comment cela va lui rendre service.

Nous partons du principe que si le copropriétaire est fiable dans ses règlements, nous n’avons pas besoin de nous cacher derrière la loi par contre s’il est non respectueux de ses engagements, il n’y a pas à chercher d’arrangement.

Par ailleurs, pour les copropriétés qui sont à flux tendu de trésorerie, il me semblait que le syndic avait obligation de mettre en place une avance de trésorerie de 1/6ème du budget annuel soit 2 mois de budget. Pour notre cas, elle figure au règlement de copropriété et a été mise en place en 2017 ou 2018 par notre ancien syndic pro. Nous veillons à conserver cette réserve et à ne pas l’utiliser pour autre chose que d’apporter de la souplesse sur de courtes périodes et dans l’attente d’une provision de travaux en décalage par rapport au paiement d’une fin de chantier par exemple…

Cdt.

Loïc

Bonsoir @Loïc353 

je comprend bien l’intérêt de laisser de la souplesse. Par contre je m’interroge pour savoir comment vous opérez pour les relances. A partir de quand considérez-vous qu’un copropriétaire est en retard et qu’il faut commencer les relances voire les mises en demeure?

Dans le système présenté par Benoit, après la date d’échéance, vous êtes en retard donc les relances sont envoyées à des dates précises (15 jours, 30 jours, etc.), connues de tous et appliquées de façon homogène pour tout le monde. Chacun sait à quoi s’en tenir et est certain d’être traité comme son voisin.

Bonne soirée

Bonsoir YannG

Avec MATERA, je regrette toujours qu’apparaisse toujours en impayé, quelqu’un à qui nous avons autorisé le paiement mensualisé des charges. J’aimerai avoir accès au paramétrage mais MATERA est calé sur la loi!

Maintenant, j’en ai fait mon deuil et je ne relance que ceux qui sont en retard non autorisé et selon les 15j, 30j, etc...l‘impayé commence le jour 2 du trimestre.

Avec le syndic pro, nous sommes allés jusqu’à 27 000€ de retard de paiement des charges (30% du budget annuel dont 12 000€ pour 2 copropriétaires), il y a 6 ans. Nous avons exigé, à l’époque, qu’il y ait des relances et des actions au contentieux. Nous avons poursuivi le travail depuis 3 ans que nous sommes en coopératif et à ce jour, notre plus gros retard en fin de trimestre est de 380€, un trimestre en gros!

Cdt.

Loïc

Bonjour à tous, @HUN Christian les prélèvements commenceront à partir de la date de l’appel de fonds.

Donc par exemple un appel de fonds au 1er Janvier 2024 sera prélevé en Janvier/Février/Mars 2024 (si l’appel de fonds suivant est en Avril). 

Concernant les questions que vous pouvez avoir sur la gestion des impayés, on avait bien ce point en tête et voilà ce que nous avons prévu dans la fonctionnalité: si un copropriétaire est en prélèvement mensuel et n’a pas eu de prélèvement rejeté, il ne sera pas indiqué comme “à relancer” sur la page des impayés ainsi que sur le tableau de bord. Idem pour les relances automatiques pour impayés, il n’en recevra pas tant que ses prélèvements sont acceptés.

Par contre, à partir du moment où un de ses prélèvements est rejeté, il passe dans la catégorie des gens en impayés à relancer, et reçoit les relances automatiques si vous les avez activées.