depuis début avril nous tentons régler  ces montants qui ne correspondent pas aux factures  en vain .

C’est vraiment compliquer de communiquer uniquement pas mail via une question ? 

Pourquoi ne pourrait-on pas modifier nous mêmes et matera validerez par la suite ? Ce serait tellement plus simple non ?

Bonjour, pour nous c’est un peu pareil il y a eu une avance trésorerie pour le toit car une copro ne donne pas suite aux appels de fonds et que je n’arrive pas joindre donc pour la catégorisation c’est un galère

Bonjour,

Il est possible via une question, après avoir expliqué votre problème par écrit, de demander un RV téléphonique

Cdt,

FX

Merci beaucoup pour cette info , 

Nous avions en effet demander à échanger par téléphone mais aucune réponse de leur part .

Du coup je vient de refaire la demande via une question j’espère que ça va fonctionner . 

Bonjour, je confirme que vous pouvez demander un rendez-vous téléphonique pour  régler le problème personnellement je l’ai fait et tout  est rentré dans l’ordre et avec rapidité

Cordialement

Bonjour,

Chaque année, nous programmons un rdv téléphonique entre notre référent et nous (les administrateurs aux finances) et nous passons les comptes en revue avec modification par le référent si besoin et dans la limite de ce qui légal de faire.

Nous ne rencontrons pas de problème la-dessus.

Faire une AG avec des comptes que vous-mêmes ne validez pas, c’est perdre son temps puisque l’AG ne va pas les valider non plus et rien ne pourra sortir de votre AG comme les charges récupérables etc… donc AG à refaire!

Notre première clôture de comptes a été plus laborieuse que les suivantes mais ça vaut le coup d’insister auprès de votre référent pour obtenir un rdv de 2h si besoin ou 2 rdv d’une heure!

Cela fait partie de la prestation MATERA et votre référent vous le doit! C’est dans l’intérêt de votre copro et du business MATERA!

Cdt

Loïc

Bonjour, même combat, mais ce n’est pas une réponse que je vais apporter désolée, mais une question que je pose sur le même sujet :

Matera me conseille de clôturer les comptes pour pouvoir valider ma convocation alors que la copro a un dépassement  de 5 000 € non élucidé. L’AG aurait déjà dû se tenir en juillet, gros retard donc. Ma référente a été coopérative, mais me laisse le soin d’analyser les factures, ce que le contrat Sérénité ferait si nous y avions souscrit en 2023, hélas non. Or je ne suis pas à même d’analyser les factures et les sorties d’argent. 

En effet je suis Pte du CS/ syndic, partageant mon travail avec un membre du CS pour la charge du réglement des factures et des comptes sur une banque auquel lui seul a accès. C’est donc à lui que revient d’expliquer d’où vient ce trou et d’analyser les chiffres, étant donné que je n’ai pas accès à la banque de la copro et que la répartition des charges était claire. La Proposition de de ma part de prendre la banque Matera à l’AG 2023 a donné un vote négatif de la majorité, nous sommes 6. 

Je ne souhaite pas clôturer des comptes dont je ne comprends pas le résultat, ni Matera, à moins qu’on prenne le contrat Sérénité dont ne veut pas la copro (500€) pour faire le travail. Puis-je sans problème repousser l’AG, la clôture des comptes, la validation de ma convocation et son envoi jusqu’à élucidation des comptes par notre membre du CS Trésorier ? Et que faire s’il n’y a pas d’explication claire ?

Merci, Cdlt,

Alice

Bonsoir @Alice Seelow 

En principe, les comptes sont synchronisés avec Matera donc vous devez avoir accès à tous les mouvements sur le compte, et donc etre en capacité d’analyser ces mouvements en  fonction des factures reçues.

Il faut valider les comptes, sinon cela porte préjudice au plus grand nombre, et en particulier aux propriétaires bailleurs. Vous avez le droit de validez les comptes en mettant des exceptions et c’est plutôt cette  méthode qu’il faut privilégier.

Si vous ne souhaitez pas vérifier toutes les factures une à une (ou n’avez pas le temps) , faites les choses au niveau “Macro” : Pour chaque poste de dépense (menage, chauffage, assurance,..) regardez si il est en phase avec le budget voté voir les années précédentes, … Si c’est le cas , considérez le alors comme ok. Vous devriez rapidement trouver les postes pour lesquels vous avez un dépassement et c’est uniquement ces postes la ou : 

• Soit vous ne les validez pas du tout
• si vous regardez les dépenses une à une et vous de validez pas les dépenses litigieuses pour le moment, le temps d’avoir des explications

Pour ma part, je ne vois pas comment vous pourriez ne pas avoir d’explications sur des dépenses….

Cdt,

FX

Bonjour François-Xavier,

Merci beaucoup pour vos conseils. 

Concernant  : “Vous devriez rapidement trouver les postes pour lesquels vous avez un dépassement et c’est uniquement ces postes la ou : 

• Soit vous ne les validez pas du tout
• si vous regardez les dépenses une à une et vous de validez pas les dépenses litigieuses pour le moment, le temps d’avoir des explications.”

Il me reste 2 doutes  :

       —Je dois donc clôturer / valider (clôturer= valider?) les comptes afin de pouvoir envoyer ma convocation après l’avoir faite relire par Matera. En notant les exceptions sous la résolution, dans la convocation ? 

— Je ne dois donc pas, légalement, repousser encore la date de l’AG, le temps d’attendre les explications des dépenses litigieuses avant de valider les comptes ? Les exceptions seront approuvées ou non à l’AG (?). 

Merci

Cdlt,

Alice

@Alice Seelow  bonjour,

Je partage l’analyse de François-Xavier mais je reviens sur un point qui m’interpelle;

Vous dites que vous n’avez pas accès au compte en banque…?

C’est absolument anormal et ce pour plusieurs raisons:

• en tant que présidente du CS et syndic, vous êtes garante de ce qui se fait au niveau des comptes!
• avoir chacun un rôle bien précis n’est pas contradictoire avec le fait d’avoir la signature sur le compte bancaire pour le président-syndic,
• le fait d’être à deux à avoir accès est sécure car il permet d’être le back-up l’un de l’autre sur les comptes et assurer la continuité sans période de flou (vacances, maladie/accident).

Nous sommes 4 administrateurs dont deux ont accès au compte bancaire et nous faisons le point régulièrement même si 99% des règlements et catégorisations sont assurées par l’administrateur aux finances.

Vous voyez les limites de votre fonctionnement en ce moment de clôture des comptes.

Cdt.

LoIc353

Bonjour, vous avez raison, je suis d’accord, Matera nous l’avait dit. “Garante de ce qui se fait au niveau des comptes”! Je suis mal barrée… :-).Je n’ai jamais tenu clairement à m’occuper des comptes, contrairement à d’autres qui y tiennent. D’où cette répartition. Je suis assez occupée par les sinistres, assurances, conflits avec immeubles voisins que j’assume pleinement sur le plan juridique etc. J’essaie de faire passer cette année notre compte à la banque Matera, ce qui n’est pas passé l’an dernier. 

Cdlt

Alice

@Alice Seelow 

Ce n’est pas une histoire de banque mais une histoire de procuration et d’accès au compte à deux personnes et non dans les mains d’une seule sans possibilité de contrôle.

Je ne dis pas que celui qui gère les comptes a été malhonnête car je ne connais pas la situation mais l’accès vous aurait permis d’écarter de suite cette éventualité.

Facile à résoudre puisque vous êtes présidente du conseil syndical et syndic. les cartes sont dans vos mains sans demander l’avis de celui qui tient les comptes actuellement.

C’est plutôt vous qui lui avez permis d’avoir accès!

Cdt.

Loïc353

Bonjour, 

Certes, mais le deal l’arrangement entre les m du CS syndical était que je m’occupe de tout, sauf des chiffres et des paiements confiés à un autre membre. J’en tire donc les conséquences pour ma suite. Merci pour cette information très claire, Matera au courant de la situation ne m’avait pas informée de cette façon plutôt stressante, à savoir que j’étais dans l’illégalité. Un vrai sacerdoce. Néanmoins, le syndic bénévole d’un syndic coopératif n’est pas aussi lourdement taxé qu’un syndic professionnel. Les responsabilités sont quelque peu partagées,  je crois. 

Cdlt,

Alice

Bonsoir @Alice Seelow 

Accès aux comptes ou pas, vous avez accès à Matera et donc à tous les mouvement bancaires. C’est je pense suffisant pour votre devoir de contrôle.

Comme je vous l’ai dit, si vous n’avez pas le temps, regardez juste au niveau Macro : Si la dépense pour un poste donnée est cohérence avec le budget et les années précédentes (avec une marge d’erreur)→ ne perdez pas de temps

Pour vos points: 

• pas besoin de décaler l’AG, si ca se trouve d’ailleurs vous aurez les éléments avant celle ci
• En tant que Syndic, vous clôturez les comptes , c’est bien l’AG qui les valide donc controle!= validation
• C’est bien aussi l’AG qui va valider les exceptions, voir en rajouter (même si en general aucun des proprios ne prends le temps de vérifier, et se range à l’avis du conseil syndical
• Les commentaires (sur la validation des comptes et les exeptions) peuvent être dit à l’oral le jour J, ou si vous autorisez les votes par correspondance dans les commentaires pour ce type de vote. Vous avez donc jusqu’au jour de l’AG pour finalisez vos vérifications.

Cdt,

FX

Bonsoir Xavier

Merci beaucoup pour ces précisions et votre clarté. 

Cdlt,

Alice