Bonjour

Quand tu catégorises une facture, tu peux changer la  “ Date de la prestation “et mettre la date que tu souhaites.

Si il n’y a pas encore eu de mouvement comptable, et que tu  souhaites déclarer une facture recue, tu peux aussi le faire manuellement

Dans ton cas, le mieux serait effectivement de les déclarer avant la nouvelle année.Après si il s’agit de gros montant :

• Soit elles sont dans le budget courant et l’acheteur a la visu dessus
• Soit il s’agit de travaux, il y a eu des appels de fonds spécifique et un budget travaux, et l’acheteur a donc aussi la visu dessus.

Bref, l’acheteur a en principe avec les PV d’AG toute latitude de savoir si des gros travaux sont à prévoir, de même que les appels de fonds à venir qu’il verra dans l’état daté.

Le fait que des factures n’apparaissent pas dans vos comptes, alors que l’année n’est pas finie n’est pour moi pas en soit gênant, par contre il est préférable que ce soit le cas avant la validation des comptes de l’année quand on sera en 2023.

Cdt,

FX

je n’avais pas vu que l’on pouvait ajouter une facture par ce menu : “Finances”, “Suivi du compte bancaire”, “ajouter une saisie hors mouvements bancaires”, “dépenses pas encore réglée ou encaissée”, cela met effectivement à jour la compta avec ces nouvelles charges

ce n’est pas très intuitif, je m’attendais à trouver cela par le menu “Finances”, “Factures”… 

j’ai effectivement pu saisir mes factures de cette manière et joindre les pdf au même temps

dommage qu’il faille également faire une resaisie par ce menu “factures”, pour en avoir un suivi (pratique !), et pour pouvoir les mettre en règlement par la suite, même s’il me semble que l’on peut mettre en règlement d’une autre manière...

dans notre cas je souhaitais que tout cela apparaisse sur l’état daté même si nous ne sommes pas en fin d’exercice (gros montants, représentant + de la moitié de notre budget annuel, le tout étant échu...)

comme cela crée un besoin de tréso urgent et un appel de fonds exceptionnel pour ce motif…

cela faisait bien partie de notre budget annuel, néanmoins l’acheteur pourrait en théorie se retourner contre nous si l’état daté ne faisait pas apparaitre le bon montant des dettes vis à vis des fournisseurs (dans le cas présent : 11€, au lieu d’un réel à + ou - 4000€…  )

merci à toi pour les infos :)

@Frédéric69600

En général, quand je reçois une facture, je la paye très rapidement donc je ne m’embêtes pas avec ces opérations manuelles j’attends le mouvement bancaire 

Mais effectivement, c’est possible uniquement si les fonds sont disponible.

NB : Si tu as un problème sur l’état daté, tu peux contacter ton référent Matera.

Cdt,

FX

Bonjour, Essayons d’être clairs. Dans le suivi intranet Matera, la rubrique “Budgets” oppose le budget voté aux “dépenses”. Or, le budget courant est normalement un budget de “charges”. Dans la copropriété qui m’intéresse, le conseil syndical a transformé le budget de “charges” en budget de “dépenses”. De plus, le conseil syndical diffère la saisie de factures annuelles de près d’un an pour les faire passer d’un exercice à l’autre. Alors même que la facture est payée par prélèvement à un mois de sa date d’émission.

Dans les documents Matera fournis à l’assemblée générale on trouve un document intitulé “Relevé général des dépenses” en lieu et place d’un relevé général des charges. Le document individuel de répartition repartant des mêmes données sous en-tête Matera s’intitule “Récapitulatif des charges”.

Il est évident que pour Matera “dépenses” et “charges”, c’est du pareil au même. De même que pour le conseil syndical qui parle dans son rapport d’activité de “l’évolution des charges”.

Or, la comptabilité des copropriété est une comptabilité d’engagement, ce que ne conteste pas le conseil syndical.

Que faire ?

Bonjour @Jean PEYRAS 

Les syndics collaboratifs sont gérés par des bénévoles , qui ne sont pas forcement compétents pour traiter tous ces sujets. L’outil de Matera va leur permettre de tenir une comptabilité d’engagement (notamment avoir les dépenses en les mettant au jour de la réception de la facture ) , cependant  :

• C’est fastidieux
• Tous ne comprenne pas l’intérêt, voir ne sont même pas au courant de bests practices à respecter.

Je n’ai pas bien saisi dans votre cas si il y a une mauvaise volonté du CS, ou si c’est juste un problème de temps ou de compétences.

Je vois que vous semblez vous y connaitre, une des solutions serait de vous présenter au conseil syndical , et de proposer de porter le rôle de trésorier?

Sinon, vous pouvez en discuter avec le conseil syndical? vous pouvez aussi leur proposer d’auditer les comptes avant les AG pour vérifier que tout est correct?

Cdt,

FX

Bonjour, Merci de votre intérêt. J’ai mis deux ans avant d’obtenir la mise à l’ordre du jour de la désignation d’un contrôleur des comptes. Il vient d’être élu à l’AG de fin septembre (l’arrêté de l’exercice étant au 31 mars). Il a été en même temps désigné comme conseiller syndical. Il est trop tôt pour savoir ce que va donner cette consanguinité administrative.

Je suis copropriétaire bailleur et ça me dérange que des charges locatives soient différées d’un exercice à l’autre. La situation est tendue. Le syndic dit que je me défoule sue la messagerie et il n’apprécie pas que mes remarques soient publiées à tous les copropriétaires.

Le syndic se justifie en invoquant la loi comptable qui institue la comptabilité d’engagement. Au vu de ses explications, l’UNPI dit qu’il maîtrise la loi comptable mais qu’il ne l’applique pas.

Le conseil syndical est un milieu fermé inaccessible pour moi. Ils sont deux auquel s’est ajouté un copropriétaire désigné comme contrôleur des comptes.

Le syndic a publié les CGU pensant m’interdire les publications. On me conseille les messages privés. Mais je pense que ça devrait intéresser tous les copropriétaires. Les CGU n’apportent rien au conseil syndical. Le portail internet Matera définit la messagerie comme un espace de discussion.

J’ai d’abord contesté l’absence de régularisation des factures tardives de gaz (chauffage), d’électricité et d’eau, en fin d’exercice. Maintenant, je viens de découvrir que la facture annuelle du contrat d’entretien de la chaudière émise début octobre 2023 payable par prélèvement à un mois de date n’a été saisie dans l’intranet que le 18 octobre 2024. J’ai ainsi compris que le syndic avait choisi de mettre cette facture sur l’exercice en cours et qu’il devait probablement avoir la facture d’octobre 2024 sous le coude pour l’enregistrer après le 31 mars 2025 pour la mettre sur l’exercice suivant. Entre parenthèses, n’ayant pas accès à la comptabilité, je me demande comment le règlement a pu être comptabilisé sans figurer dans les “dépenses” du suivi intranet.

On est loin de l’affirmation du portail Matera selon laquelle les copropriétaires disposent d’un suivi en temps réel. Le syndic était auparavant le conseiller syndical qui contrôlait le syndic professionnel ...

Merci encore. Votre avis me conforte dans mes convictions.

@Jean PEYRAS 

Matera ne recommande pas (ce que je trouve un peu bizarre) l’élection d’un contrôleur au comptes car ils disent en gros faire ce travail. Par contre, par définition, un contrôleur au compte ne doit pas être dans le conseil syndical donc c’est un peu bizarre et contre nature de voter les deux (si vous contestez l’AG vous gagner, quelle idée de proposer cela).

Par contre, je trouve surprenant que cela vous ait pris 2 ans pour ajouter une résolution, alors que le syndic a l’obligation d’ajouter une résolution proposé un un propriétaire sans la juger ou la modifier. (si le process de soumission a été respecté)

Dans une copro, il peux souvent y avoir beaucoup de propriétaires qui râlent (a tort ou à raison) , mais si on  veux faire avancer ses sujets, il faut être constructif. D’où ma proposition de vous présenter au conseil syndical, si l’AG vous élit vous y êtes. Un syndic benevole qui voit des personnes sans arrêt leur dire qu’ils font mal alors que eux ne font rien, ca peux les souler  

Il faudrait aussi comprendre les raisons du syndic. De mon expérience , c’est plus souvent une question de temps/ d’être rigoureux, de compétences, qu’un problème de mauvaise volonté.

Cdt,

FX

La première fois j’ai demandé l’inscription à l’ordre du jour de la désignation du contrôleur via l’espace intranet de Matera prévu pour ça. Le syndic n’en a pas tenu compte. Cette année, me considérant comme un “procédurier”, il a accepté de mettre la proposition à l’ordre du jour parce qu’il a admis que c’était prévu par la loi.

La loi n’interdit pas expressément que le contrôleur soit conseiller syndical. La loi interdit tout lien de parenté ou de dépendance du contrôleur des comptes avec le conseil syndical. L’UNPI considère que ce n’est pas illégal mais admet que c’est un paradoxe. 

 Effectivement, Matera dit que le contrôleur des comptes n’est pas obligatoire, bien que l’UNPI considère le contraire. Le rôle de Matera est surfait. Le syndic a pris un abonnement à l’ARC. je lui ai dit de leur demander leur avis. Il ne l’a pas fait.

Les copropriétaires en majorité ne disent rien. Deux me suivent. Mais eux voudraient revenir au syndic professionnel. Ca ne résoudrait rien. Il faut trouver les syndics professionnels disposant d’un personnel compétent ayant fait des études. On souffre souvent des syndics héritiers, voire de la promotion canapé.

Le syndic s’était autoproclamé syndic sans réunion formelle du conseil syndical. A la dernière assemblée, pour répondre à la critique, il s’est désigné président-syndic dans la résolution le désignant comme conseiller syndical, avant même que les résolutions suivantes aient désigné les autres conseillers syndicaux. C’est du détail mais c’est marrant.

Pour moi, ma contribution ne peut se faire qu’à distance, ce qu’on me reproche. J’ai 83 ans et j’habite en province dans l’Yonne alors que la copropriété se trouve dans les Hauts de Seine. Les assemblées ayant lieu le soir, la dernière fois que j’y suis allé, j’ai du partir avant la fin pour ne pas rater mon train.

Le syndicat coopératif repose sur la participation de tous les copropriétaires. Il n’est pas nécessaire d’être conseiller syndical. Je pense qu’il est préférable de préparer les assemblées avant et d’éviter les débats à chaud. On peut remarquer que la loi ne prévoyait que le vote en présentiel avant le covid et permis depuis le vote par correspondance sans l’annuler après le covid. 

Il est vrai aussi qu’il y a parfois des intervenants extérieurs qui viennent faire un exposé.

Par ailleurs, chaque conseiller syndical est supposé avoir une fonction particulière au sein du conseil syndical. Ce n’est pas toujours le cas et les copropriétaires ne sont pas informés à ce sujet. Avoir des comptes rendus écrits des réunions du conseil syndical est aussi un combat. Dans notre copropriété, une conseillère syndicale a démissionné parce qu’elle n’a pu y trouver sa place.

C’est dommage d’avoir un espace de discussion qui est mal perçu par le conseil syndical.

Donc, pour le moment, j’attends les réactions du conseil syndical sur mes remarques concernant les factures annuelles enregistrées avec un an de retard en fonction de l’exercice de rattachement choisi par le syndic.

Cordialement