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Nous avons approuvé nos comptes 2020-2021 en AG.

Suite à cette AG, nous avons donc envoyé par automatisation sur Matera les PV d’AG.

 

Nous avons aussi envoyé les décomptes de charges, suite à l’approbation des comptes, à nos 70 copropriétaires bailleurs, par email ou par courrier. Nous ne l’avons pas fait pour les 50 copropriétaires occupants car c’est moins fondamental pour eux, les PNO en ayant besoin pour régulariser et actualiser leurs charges locatives.

Pourquoi avons-nous envoyé ces décomptes de charges ? 

On peut se dire que c’est inutile de l’envoyer car on le trouve sur son compte Matera. Mais certains copropriétaires n”ont pas accès à Matera (ils n’ont pas d’email par exemple). Sur Matera, on retrouve bien les appels de fonds, et pourtant, on les envoie bien. 

Nous avons envoyé les décompte de charges car l’an dernier, on nous a reproché de ne pas l’avoir envoyé. Hors cela a une incidence évidente sur le solde comptable des copropriétaires. Le syndic pro précédent l’envoyait systématiquement, au même titre qu’un appel de fonds.
Il nous semble légitime de le transmettre aux copropriétaires.



Nous avons passé plus de 2h30 pour envoyer les 70 décomptes à nos propriétaires bailleurs, par email ou courrier : exporter les décomptes de charges, les envoyer un par un à chaque copropriétaire, qu’il ait accès ou non à Matera.

 

Nous pensons qu’il serait très pertinent d’automatiser cela dans Matera dans le processus d’envoi du PV d’AG, cela nous ferait gagner du temps considérable et nous enlèverait une charge mentale importante.

On pourrait l’automatiser de 2 façons :

  • Soit il est envoyé en pièce jointe avec le PV d’AG, en même temps.
  • Soit il est envoyé avec un process équivalent à l’envoi des appels de fonds.
     

Voici l’exemple du texte d’accompagnement que nous avons envoyé, 1 par 1. 

 

 

Et vous, qu’en pensez-vous ? Êtes-vous aussi sollicité pour envoyer le décompte de charges ?
Comment traitez-vous ce type de demande ?


 

Bonjour,

 

Envoyer par courrier ce type de document : Pour notre part nous ne le souhaitons pas car cela à un cout non négligeable. Un de nos objectifs est de baisser les cout donc nous ne souhaitons pas promouvoir ce type d’action. 

 

Nous avons aussi des propriétaires bailleurs, certains très âgés, mais ils trouvent toujours de la famille ou un ami pour les aider si il s’agit de récupérer ce type de document, qui leur est indispensable.

 

Pour les appels de fonds, c’est un peu différent jusqu’à Juin 2019 il était obligatoire de les envoyer par courrier, l’envoi par mail n’est autorisé que depuis peu, et encore, sous condition d’avoir l’autorisation du propriétaire.

 

Si tu souhaites en tant que bénévole passer du temps à la place des propriétaires, tu peux….mais cela prends déjà assez de temps  pour que pour ma part je ne souhaites pas le faire :joy: . Pour ce type de demande, je les renvoi donc vers leur espace Matera. Certains délèguent aussi leur accès à leurs gestionnaire qui s’occupe alors de ca.

 

Cordialement

 

 

 


Bonsoir à tous,

 

Je pense pareil que @Francois-Xavier .

@Benoit c'est bien, sympa, serviable comme tout d'essayer de faire comme l'ancien syndic. Mais je suis sur qu'il se prenait un p'tit billet au passage où justifier leur coût de prestation.

La plateforme MATERA a l'avantage de pouvoir mettre les documents à dispositions des intéressés. Alors nul besoin que le Syndic les impriment (protégeons les arbres), les récupérer pour les envoyer par emails (perte de temps). Ils n'ont qu'à se connecter pour récupérer le document sur la plateforme.

 

Est ce ces mêmes bailleurs demandent aussi aux services des impôts de leur envoyer par email ou courrier postal leur avis d'imposition?

 

Comme préciser par @Francois-Xavier l'info est accessible au coproprietaire et au gestionnaire si il est identifié.

A la rigueur, il serait plus judicieux de demander à l'équipe MATERA d'offrir l'accès aux infos de décompte de charge aux personnes identifiés comme locataire! Ainsi du travail en moins pour le syndic bénévole et charge au bailleur de gérer son lot et son locataire.


Bonsoir @Benoit

Le récapitulatif de charges est déjà automatiquement joint à l’appel de charges suivant l’AG. Si vous consultez le pdf d’un appel de fonds suivant l’AG, vous devriez voir que l’appel de fonds est suivi du récapitulatif de charges (cela a été le cas pour notre appel de fonds de janvier).

En espérant que cela puisse vous aider pour les prochaines fois.
Belle soirée,

Eddy


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