Nous avons approuvé nos comptes 2020-2021 en AG.
Suite à cette AG, nous avons donc envoyé par automatisation sur Matera les PV d’AG.
Nous avons aussi envoyé les décomptes de charges, suite à l’approbation des comptes, à nos 70 copropriétaires bailleurs, par email ou par courrier. Nous ne l’avons pas fait pour les 50 copropriétaires occupants car c’est moins fondamental pour eux, les PNO en ayant besoin pour régulariser et actualiser leurs charges locatives.
Pourquoi avons-nous envoyé ces décomptes de charges ?
On peut se dire que c’est inutile de l’envoyer car on le trouve sur son compte Matera. Mais certains copropriétaires n”ont pas accès à Matera (ils n’ont pas d’email par exemple). Sur Matera, on retrouve bien les appels de fonds, et pourtant, on les envoie bien.
Nous avons envoyé les décompte de charges car l’an dernier, on nous a reproché de ne pas l’avoir envoyé. Hors cela a une incidence évidente sur le solde comptable des copropriétaires. Le syndic pro précédent l’envoyait systématiquement, au même titre qu’un appel de fonds.
Il nous semble légitime de le transmettre aux copropriétaires.
Nous avons passé plus de 2h30 pour envoyer les 70 décomptes à nos propriétaires bailleurs, par email ou courrier : exporter les décomptes de charges, les envoyer un par un à chaque copropriétaire, qu’il ait accès ou non à Matera.
Nous pensons qu’il serait très pertinent d’automatiser cela dans Matera dans le processus d’envoi du PV d’AG, cela nous ferait gagner du temps considérable et nous enlèverait une charge mentale importante.
On pourrait l’automatiser de 2 façons :
- Soit il est envoyé en pièce jointe avec le PV d’AG, en même temps.
- Soit il est envoyé avec un process équivalent à l’envoi des appels de fonds.
Voici l’exemple du texte d’accompagnement que nous avons envoyé, 1 par 1.
Et vous, qu’en pensez-vous ? Êtes-vous aussi sollicité pour envoyer le décompte de charges ?
Comment traitez-vous ce type de demande ?
. Pour ce type de demande, je les renvoi donc vers leur espace Matera. Certains délèguent aussi leur accès à leurs gestionnaire qui s’occupe alors de ca.
