Bonsoir, 

Là je peux répondre

Normalement, la mise en place du service suppose une inscription sur le site d'AR24, le prestataire en charge des envois recommandés numériques. Votre compte AR24 doit ensuite être relié à votre copropriété sur Matera (section "Configurer l'envoi d'avis électroniques").

Ensuite lorsque vous faites un envoi avec AR, vous recevez automatiquement sur votre boîte mail (mail inscrit sur AR24) les preuves d'envoi et de réception. 

Et le tour est joué! 

Bonne soirée

Pour la configuration, c'est ici : https://community.matera.eu/mes-premiers-pas-sur-la-plateforme-55/comment-parametrer-l-envoi-d-avis-electroniques-23560

Et il faut évidemment choisir l'avis électronique avec AR lors de l'envoi.

Merci Yann, je suis très embêtée j'ai sollicite de multiples fois matera pour une assistance sur cet envoi et ils ne m'ont donné aucune des informations utiles. Du coup j'ai envoyé depuis la plateforme Matera sans savoir que je devais paramétrer qqc d'autre hormis l unique choix proposé "avis électronique".

Notre e-mail de syndic coopératif est bien enregistré sur AR24 à priori puisque j'ai reçu la facture avec notre e-mail figurant toutefois je n'ai reçu aucune preuve d'envoi ou de réception autre : est ce normal, ya til un délai et comment contacter AR24 car j'ai géré l'envoi de la convocation depuis la plateforme matera directement comme matera m'a indiqué de le faire ? Voir capture d'écran de notre espace matera ou il semble que tout le nécessaire avait bien été fait pour envoi électronique de recommandé conforme sauf erreur ?

Je n'ai pas non plus choisi l'option de lavis avec AR car ce n'était pas mentionné sur la plateforme Matera et encore une fois les équipes Matera à qui j'ai envoyé de nombreux messages à ce sujet ne m'ont jamais mentionné ces informations pourtant essentielles.… Il me paraissait évident que s'agissant de l'envoi d'une convocation l envoi électronique était paramétré avec AR selon obligation légale.. Sinon pourquoi payer pour un envoi électronique si celui ci n'est pas en recommandé ? Ça n'a pas de sens, je n'y comprends rien…

Cerise sur le gâteau quand j'essaie d'accéder à mon compte AR24 mon e-mail n'est plus reconnue bien que j'ai reçu la facture !

J'espère que Matera va résoudre tout cela très vite.

Tout ceci est très inquietant.. Et pas acceptable professionnellement parlant... surtout dans un contexte juridique sensible.

Il semble que nous ayons dépensé de l'argent pour rien sans que Matera n'ait été capable de fournir les infos utiles en temps et en heure pourtant demandées à plusieurs reprises.

Ce n'est vraiment pas sérieux et professionnel et cela nous met en risque juridique

Effectivement la configuration semble avoir été bien réalisée et ca devrait fonctionner. 

Le plus étrange est que votre mail ne soit pas reconnu sur AR24. Ça pourrait expliquer le problème de réception des preuves d'envoi et de réception. Essayez de les contacter directement pour voir ce qui peut bloquer.

L'avis avec AR c'est l'avis électronique donc si vous avez fait envoi avec avis électronique, vous devriez recevoir ces avis sur votre boîte mail.

Bon courage en tout cas et désolé de ne pouvoir vous aider davantage

@YannG d'accord merci beaucoup c'est rassurant de savoir qu'au moins la manip a été faite correctement. Étonnamment j'ai bien reçu la facture sur notre mail de syndic…

Petite question est on censé recevoir instantanément les preuves d'envoi et réception ou il y a un délai svp?

Merci encore !

Bonjour @Alexa-Clichy 

Bonjour @YannG 

J'ai fait , il y a 2 semaines , les envois de convocation AG par envoi electronique AR24.

Moi non plus, je n'ai pas recu par mail , les preuves d'envoi et de reception.

Mais j'imagine que le mail est envoyé par AR24 lorsque le délai pour ouvrir les convocations est échu ( pour nous dans quelques jours).

@YannG avez vous recu par mail ,ces preuves  de suite apres l'envoi et ensuite a chaque lecture d 'un copropiétaire?.

Par contre, je ne suis pas inquiet , car en me connectant sur le compte AR24, je peux telecharger ces preuves (dispo 1 an , si j'ai bien compris ).

Bon week end

Laurent 

Merci beaucoup Laurent du retour, j'espère au pire pouvoir télécharger ces preuves des que je pourrai récupérer l'accès à mon compte aussi…

Par contre une autre crainte me saisit: est ce que le nom du syndic est bien mentionné comme expéditeur nom prénom ? Car d'après la facture reçue c'est au nom du syndicat des copropriétaires sans mention de mon nom en tant que syndic. Or à ma connaissance les convocations doivent être légalement envoyées par le syndic nommément puisque seul le syndic est le représentant légal du syndicat.

Le problème étant de plus que sur la plateforme matera le syndic n'est pas non plus identifié nommément, je suis identifiée comme "conseil syndical" et non comme syndic. Idem le CS n à aucun pouvoir pour envoyer les convocations donc comment tout cela apparaît chez AR 24 dans la mesure où ce n'est pas clairement et correctement libelle sur la plateforme Matera et où on n a aucune visibilité sur comment sont envoyées les lettres et aucune possibilité de le vérifier avant envoi…

La loi précise bien que seul le syndic peut convoquer lAG sauf execptions prévues par la loi.

Très problématique à mon sens et Matera ne semble pas vraiment savoir comment ça se passe non plus ce qui est très inquietant puisque c'est leur prestataire et qu'ils sont censés nous assister surtout sur qqc d'aussi important...

@Alexa-Clichy

De mon coté , La convocation AG a bien été envoyée avec mon nom (Donc par le syndic).

Pouvez vous vérifier sur matera dans documents > fiche synthétique : que l'identité du representant légal soit bien la votre .

A verifier aussi dans parametres > Coproprietaires & acces : que en face de votre nom ,  vous etes bien inscrite en président ( cela doit etre ecrit dans la colonne "rôles")

Je ne sais pas dans quelle mesure, cela peut etre la cause de votre probleme 

Pour le compte AR24 ,avez vous essayé de vous connecter en renseignant l'adresse mail de la boite mail créee par matera , celle en xxxxxxxxxxxxxxxx at mail.matera.eu

Car vous semblez aussi utiliser une autre adresse mail se terminant par ....com

@Laurent grand merci Laurent en effet Matera ne m'a pas indiqué que je devais m'inscrire en tant que présidente  ce que je viens de faire en suivant vos conseils, en allant ensuite dans fiche synthétique je suis bien enregistrée comme représentante légale (est ce que cela s'est mis à jour une fois que je me suis déclarée comme présidente ou est ce que c'était la avant ? Aucune idée). Dès lors je me demande vraiment qui est l'expéditeur mentionne sur l'envoi électronique puisque je n'étais alors pas inscrite comme présidente sur la.plateforme Matera…

Ce qui aurait un sérieux impact sur la validité juridique de l'envoi si mon nom n'apparaissait pas... je ne comprends pas qu'à aucun moment Matera ne m'ait signalé ces éléments essentiels pour l'envoi électronique. Il n'y a vraiment zéro assistance contrairement à ce qui nous est vendu contractuellement, c'est rageant. Heureusement que la communauté est là même si hélas maintenant j'apprends trop tard ce qui aurait dû être fait.

Il faut que j'arrive à accéder à mon compte AR24 à tout prix, je m'étais inscrite avec notre email gmail.com car nous n'utilisons pas l'email matera donc normalement ça devrait être celui la... je vais retenter.

Mille mercis.encore de votre aide à tous vous êtes 2 fois.plus qualifiés et utiles que les collaborateurs matera....

@Alexa-Clichy bonjour,

Pour ma part, comme @YannG , la convocation commence par “J’ai l’honneur de vous inviter...” et se termine par :

“Pour le conseil syndical,

Loïc Bxxxxxxx

Référent syndic”

J’avais bien complété la fiche synthétique mais la formulation de la signature est de MATERA donc pour moi, pas de souci.

Il est vrai qu’il y a un peu de temps à passer à implémenter le compte sur MATERA .

Seule recommandation à faire: relire la convocation entièrement avant envoi afin de constater “de visu” ce que les lecteurs (copropriétaires) vont voir!

Avec l’assistance MATERA, nous ne sommes pas seuls mais nous devons parcourir la plateforme dans son intégralité pour que le paramétrage soit complet.

A moins d’une très lourde décision qui serait prise en 1ère AG, lorsque la volonté de la majorité des copropriétaires est à changer de paradigme (passage du syndic pro au syndic coopératif), il faut compter aussi sur la mansuétude des participants.

Après 4 années de fonctionnement avec l’assistance MATERA, 4 AGO et 1 AGE, nos résolutions sont de mieux en mieux présentées, elles bordent de mieux en mieux les sujets et laissent de moins en moins de place à la remise en cause de la validité de la décision.

Lorsque je relis les convocations d’AG de notre ex syndic pro, je constate que nous aurions pu, nous aussi, nous engouffrer dans des failles de la rédaction des convocations passées!

Cdt.

Loïc353

Merci Loic de ce retour. Je suis assez surprise en lisant cette signature, je ne crois pas avoir vu cela sur notre convocation…. Le début est en effet le même mais je n’ai pas de signature avec mon nom sur la convocation. Ce qui d’ailleurs me semblait problématique, puisque la convocation doit être faite par le syndic donc en théorie le nom doit figurer quelque part à ma connaissance. En l’occurence, il figure sur l’envoi en recommandé en tant qu’expéditeur mais habituellement il est aussi repris sur la convocation (papier à entête pour le syndic traditionnel pro). De ce fait je l’ai fait rajouter dans l’intro par un Je soussignée…

Les termes que vous indiquez être mis en automatique par Matera me paraîssent très problématiques légalement parlant. Car le CS n’a aucun pouvoir à convoquer une AG.

Et le terme de “référent syndic” n’existe pas non plus.

Ce qui existe c’est un syndic qui convoque les copropriétaires, point.

A ce titre, je trouve aussi problématique que le terme “syndic” ne soit pas proposé dans l’interface matera mais uniquement président de CS, alors que la fonction 1e est syndic. Ce terme n’apparaît jamais et Matera se subsitue parfois au syndic en communiquant directement avec les copros alors que Matera est le prestataire du syndic et non des copros. Cela peut mettre en porte à faux la communication surtout lorsqu’il y a des litiges dans la copropriété ou en faire naître d’ailleurs… Autre débat, mais en tout cas je serai curieuse de savoir si d’autres clients ont aussi les mêmes termes sur leur convocation cités par Loic ?

Merci à vous et bonne journée,

bonjour @Alexa-Clichy 

je reviens vers vous concernant la réception des emails de preuves AR24

en fait, ce n’est pas automatique car cela se paramètre dans le compte AR24

en espérant que vous ayez pu retrouver vos accès AR24

bon week end

Laurent

@Laurent grand merci Laurent je confirme avoir réussi à me reconnecter à mon compte AR24. L'erreur venait d'une faute sur l'email lors de la création du compte toutefois gmail accepte les erreurs de type point en trop donc cela ne pose pas de pb pour la réception de mails, par contre il faut penser à saisir l'email erroné pour s'identifier.

Je vais paramétrer pour recevoir la notification sur mon  e-mail. Merci à toute la communauté vous êtes au top!