Question

preparation AG , possible test complet avec Zoom entre membre CS avant jour J ?

N
  • Nadrem
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  • 4 commentaires

Bonjour, 

je suis à l’étape 4  de la préparation de l’AG et j’ai Tester l’AG et gérer les VPC.
Je ne sais pas si je dois valider la partie test après avoir simuler toutes les résolutions ?

MAIS surtout, pour me sentir prête le jour de l’AG, dans 5 jours, j’aurais souhaité faire une simulation complète avec l’outil ZOOM et quelques membres du CS, dans la mesure où les 8/10 des copropriétaires seront en Visio, dont moi, présidente, qui devrait lancer la Visio…EST-CE POSSIBLE SVP ?  c’est ma première participation en tant que syndic, et j’avoue vouloir me préparer au mieux…  

De plus, je dois faire intervenir des invités pour présentation lors cette AG, mais ne sais  comment les rajouter à la liste des copropriétaires , ni comment faire pour les faire intervenir au moment opportun aux résolutions concernées ? Un conseil ou une aide SVP ? 

une autre question, les autres membres du CS doivent ils se connecter avec un simple profil ou avec leur profil admin ?

merci d’avance pour vos retours qui me seront d’une aide précieuse.

bien sincèrement 

Nad GR

 

6 commentaires

Loïc353
Niveau d'utilisateur 5

@Nadrembonjour,

1- Nous venons de faire une AGE avec une partie des participants en visio et la majorité en présentiel.

Lorsque j’ai donné la parole à un intervenant pour présenter le DTG, je ne l’ai pas inscrit sur la liste des participants, c’était un intervenant extérieur et la résolution indiquait que le DTG serait restitué au public. Faites confiance aux intervenants extérieurs qui sont coutumiers de telles prestations.

2- La première recommandation sur l’aspect technique c’est de mettre tout le matériel en place et tester son fonctionnement (connexion internet) suffisamment tôt pour ne pas être speed à l’heure de démarrer. Perso, l’AG était ouverte sur le PC, 30mn avant l’heure et les 1ers en visio ont pu tester la connexion avec nous!

Faites des essais avec vos membres du CS en visio dès qu’elle est lancée sur MATERA et vous n’avez pas besoin, pour moi, de tester plus que cela le système!

3- Maintenant, si vous dites vouloir ajouter quelqu’un à la liste des copropriétaires en cours d’AG, ce n’est pas possible. Par contre si un copropriétaire absent a donné un pouvoir à un tiers, les nom et adresse du tiers seront inscrits sur la feuille de présence et le copropriétaire sera coché comme représenté!

Laissez-vous porter par la visio une fois lancée sur MATERA, ça se passe très bien et c’est ludique aussi bien pour nous qui animons que pour les participants;

Ça demande un peu de répétitions lorsqu’un participant en présentiel intervient, il faut parfois répéter les questions ou remarques pour que ceux qui sont en visio puisse suivre mais, globalement, c’est super!

4- Quant aux membres du CS en visio, l’essentiel c’est qu’ils se connectent avec MATERA sur la visio, peu importe qu’ils soient en admin ou en simple. Là, ils redeviennent un participant basique sans leur étiquette de membre du CS ou d’admin.

Espérant vous avoir rassurée!

Cdt.

Loïc353

N

Bonjour un grand merci pour votre retour qui répond en partie à certaines questions

J'ai bien l'intention de vérifier l'installation, d'installer 2 ordinateurs opérationnels Comme évoqué dans le tutoriel de  Matera et de tester le matériel, afin d’être rassurée le jour J.

Cependant , nous sommes 17 copropriétaires , dont 2 seront en présentiel, 1 m'a donné son pouvoir, 1 autre, vote par correspondance, les 13 autres, dont moi même qui lance la réunion , seront en visio via zoom.

  • De ce fait , pour ne pas attendre les derniers moments avant  la réunion et prendre le risque qu'il puisse  y avoir un souci,  je souhaiterais faire à minima un test bien en amont avec les membres du Conseil syndical, concernant l'utilisation de la plateforme ZOOM, de façon à pouvoir anticiper si problème il devait y avoir. J'avoue que c'est la première fois que j'organise une AG par visio-conférence et que je ne maîtrise pas .”Zoom” , d'où ce besoin de tester pour être bien plus sereine le jour J . EST CE POSSIBLE SVP et comment ?
  • et Le 2ème point restant en suspens pour moi, est la participation par visioconférence de 2 invités extérieurs aux copropriétaires . Leurs interventions est indispensable, car le choix qui en découlera fait partie d'une des résolutions les plus importantes à l'ordre du jour de l’AG.. .Je ne sais pas comment faire pour rajouter leur lien de connexion dans la liste d'invités  sur ZOOM (je vois l’ensemble des co-propriétaires et peut-être suis-je passée à coté de cette possibilité) ?  ni comment les faire intervenir à tour de rôle au bon moment , juste avant les résolutions les concernant ?  Avez vous une solution à me proposer ou a t-il une procédure ou un tutoriel qui répondraient exactement à mes interrogations ?

Merci d’avance à vous et à ceux qui pourraient éventuellement m’aider à avancer sur ce sujet

Nad GR

 

 

 

 

Loïc353
Niveau d'utilisateur 5

@Nadrem 

ZOOM:

Pour tester et se familiariser avec ZOOM, pourquoi ne créez-vous pas un compte sur ZOMM et tester sur des semblants de réunions avec vos collègues du CS? C’est gratuit et vous verrez l’utilisation!

Pour le point 2 de votre message:

C’est vrai que je raisonne avec notre AG dans une salle avec 45 personnes présentes et le reste en visio.

Vous êtes à l’inverse!

Cependant, vous dites que 2 copropriétaires seront en présentiel ! Au fait, où seront-ils pour être en présentiel? Il me semble que depuis la fin de la COVID, les AG en visio totales ne sont plus autorisées...

Pourquoi vos intervenants ne seraient pas avec eux et ainsi, ils pourraient intervenir sur la connexion établie par vos collègues copro !

Je vois mal MATERA bricoler l’ouverture de votre AG à des étrangers…

Cdt

Loïc353

N

bonjour, merci pour votre retour supplémentaire…

J’ai eu tout à l’heure un retour de Matera par rapport aux questions que je me posais, avec une référente, vraiment plus plus plus …

elle m’a également conseillé d’installer zoom sur l’ordi en direct, et de tester dans la partie test de l’AG via un lien participant , qui permet de faire le test sans appeler l’ensemble des copropriétaires.

Pour le deuxième point, c’est un petit peu spécial, car il s’agit d’une copropriété aux Antilles, avec la très grande majorité des propriétaires originaires de métropole . 2 d’entre eux seulement seront présents sur place à cette période dans un de leur logement de la résidence (mais personne du conseil syndical), ce qui autorise à faire en visio avec les autres copropriétaires.
Matera m’a confirmé que je pourrais rajouter en invitation les deux personnes extérieures qui doivent faire des présentations en les faisant intervenir dès le début de l’AG Et en m’´indiquant la procédure… je vais donc tester cela dès demain. 
un grand merci à vous pour le temps que vous m’avez consacré.

très belle soirée 

Nad GR

Loïc353
Niveau d'utilisateur 5

@Nadrem 

C’est vrai qu’avec toutes les infos, il est plus facile d’apporter le bon conseil!

Vous allez y arriver!

Bien cordialement.

Loïc353

N

Merci pour vos encouragements…

je me sens plus rassurée…

bien sincèrement 

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