Bonjour,
Nous avons depuis la création de la copropriété, un livre registre à pages numérotées dans lequel nous collons les convocations et comptes rendus de nos AG.
Je voudrais savoir si avec l’enregistrement sur Matera nous sommes toujours obligés de procéder de la sorte.
Si quelqu’un a la réponse, cela me rassurerait dans mes démarches.
Merci
Pierre-Henri
Bonjour
Vous parlez du registre des assemblées, et effectivement depuis un décret de 1967 c’est obligatoire d’en tenir un, notamment pour assurer la traçabilité des actions sur la copro et la transparence. Cela permet aussi de retrouver rapidement les PV d’AG, les décisions du conseil syndical en cas de délégation de pouvoirs, ..
La non tenu de ce registre n’entraine pas de nullité d’une AG, mais en cas de préjudice , la responsabilité du syndic pourrait être engagé. Cependant, vu que les PV sont tous dispos, je ne vois pas bien quel pourrait être le préjudice.😀
Il y a effectivement (selon moi) un trou dans l’offre Matera car :
Cdt,
FX
FX. Merci de votre réponse.
Effectivement c'est à Matera de confirmer si l'enregistrement en serveur des AG à valeur juridique.
Ce serait bien de se passer des registres papier.
Cordialement
Pierre-Henri
Bonjour,
il me semble que le stockage de fichiers est désormais plus pérenne qu’un registre papier qui craint l’eau et le feu … enfin à l’échelle de notre vie.
Mais il est vrai qu’à l’échelle de l’histoire la question se pose … Et c’est un débat qui anime le monde des historiens de savoir s’il ne faut pas continuer à stocker sous forme papier car il est vrai que beaucoup de notre histoire a pu traverser les siècles sous forme papier … alors que le retour d’expérience sur le format électronique n’a que quelques dizaines d’années ...
Au niveau de notre copropriété, aucun registre papier n’est tenu et cela depuis bien longtemps semble-t-il. Manifestement les différents syndics pros précédents n’en tenaient pas …
Cdlt.
Laurent
J’avoue que quand j’ai cherché quand avait eu lieu le dernier ravalement, qui finalement avait plus de 20 ans, c’était bcp plus rapide a chercher dans un livre avec les PV imprimés que dans des fichiers PDF 😅.
Mais si il y avait un registre numérique (et non de simples fichiers pour chaque PV d’AG) avec possibilité de faire Ctrl+F, ca m’irait encore mieux 😋
Bonjour,
concernant les travaux, depuis que nous sommes chez Matera, la bonne gestion des lignes de travaux à la clôture avec inscription automatique au niveau du carnet d’entretien nous convient parfaitement. Et si dans quelques temps nous avons besoin de retrouver des éléments sur des travaux, ce sera très facile.
Laurent
Bonjour,
Suite au passage chez Matera et lorsque cela a et possible, j’ai en effet découvert, dans les archives, ce livre. Nous avons numérisé les convocations / PV d’AG manquantes et nous sommes maintenant 100% numérique. A l’époque, j’avais échangé avec Matera et voici la réponse qui m’avait été faite :
Concernant les archives en général (PV d’AG, déclarations de sinistres, dossiers débiteurs, diagnostics…), ces archives sont également considérées comme des "pièces administratives". L'arrêté du 19 mars 2010 indique que les syndics sont obligés de conserver ces archives pendant une durée de 2 ans minimum : https://www.legifrance.gouv. fr/jorf/id/JORFTEXT000021995490. A SAVOIR : si vous ne voulez pas vous encombrer avec les documents, vous pouvez les conserver sous un format dématérialisé (version scannée).
Bien cordialement,
Benoit
Bonjour,
Merci Benoit pour ces informations. Je vais arrêter de coller mes nombreuses pages d’AG et de devis acceptés.
Bien cordialement
Pierre-Henri
BONJOUR
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