Impression des convocations d'AG

Bonjour @Geoffrey69

Pour 500ème message sur le forum, @Joanna279 merci de mettre à jour les compteurs de contribution ?.

Le but étant effectivement d'avoir un document de convocation le plus condensé possible, cependant la mise en page d'un document PDF laisse peu de marge après sa création, sauf à être un utilisateur avancé des outils numériques.

Si vos documents numériques sont imprimés Recto/Verso il s'agirait d'un oublie/négligence de la part de celui qui imprime.

En effet, l'impression recto/verso ou simple (1 page/feuille) doit être réglée dans les paramètres d'impression avant de cliquer sur le bouton ''Imprimer''.

MATERA a mis à disposition 2 prestataire d'envoi de courrier:

- MysendingBox, qui se charge d'imprimer, mettre sous-pli et expédier vos courrier papier.

- AR24, qui se charge d'envoyer des Lettres Recommandées Électronique ou courriers papiers.

Sinon libre à vous d'utiliser les services numériques de La Poste pour atteindre le même objectif.

Ma copropriété n'est pas grosse, nous sommes 98 copropriétaires, et le constat est toujours le même, imprimé ou email, rare sont ceux qui consulte tous les documents.

@Antoine4

Serait le top pour nous aussi, mais faut accepter que tous n'est pas égaux face aux outils informatiques.

Sans vouloir s'égarer, quand bien même il est possible de payer ses charges comme un grand et gratuitement par un virement de banque à banque... Beaucoup préfère utiliser Stripe (1,60€/paiement) ou déléguer le prélèvement au syndic qui passe aussi par Stripe (1,60€/paiement).

? Bonjour à tous,

Merci beaucoup pour tous vos retours ! Comme vous le savez, nous avons à coeur de lire vos messages pour vous accompagner au mieux et faire évoluer Matera ?

Nous avons récemment modifié les convocations d'assemblée générale pour qu'elles soient plus lisibles ?

@Geoffrey69, il semblerait que votre dernière convocation ne contenait pas encore les modifications... Vous n'avez donc pas pu (encore) découvrir la nouvelle version !

En espérant qu'elle vous plaira, n'hésitez pas à nous faire vos retours ?

Je vous souhaite une excellente journée à tous,

Amandine de Matera

Bonsoir à tous,

Après on fait des choix...

1- Tout gérer soit même a Imprimer, mettre sous-pli, se deplacer a la poste, payer pour envoyer les convocations et stocker les récépissés d'envoi de LRAR.

2- Préférer profiter de MysendingBox prestataire de Matera qui propose de faire à votre place toute les tâches précédemment énuméré, payer la facture le mois suivant et stocker les récépissés de réception des LRAR.

3- Proposer, conseiller et favoriser vos copropriétaires a privilégier la réception de la convocation par LRE ou email.

Dans le cas 2 et 3, on profite de belle mise en page colorée et plus besoin de s'inquiéter de la dépense en cartouche d'encre et le nombre d'arbre abattue pour imprimer des papier qui partiront à la poubelle!

En effet le contenu les annexes sont des documents "anachroniques". Le format imposé n'a pas bougé depuis des décennies et est complètement inaccessible pour qui n'est pas comptables confirmé.

Nous pourrions au choix:

- essayer d'expliquer sur Matera à quoi correspond chaque annexe en décortiquant les chiffres clés

- ou bien fournir un document simplifié complémentaire aux annexes, ce qui multiplie en revanche le nombre de documents et peut brouiller l'attention

Pour aller à l'essentiel, l'important est de contrôler

- le relevé générale des dépenses

- le complément de l'annexe 1 et son détail (qui n'est présent que sur Matera dans les pages individuelles de chaque copro)

Bonjour,

Je comprends bien que les documents soient réglementés. La question de la mise en page et de leur présentation cependant reste libre. Je maintiens qu'en ce qui me concerne, les documents d'ag produits ne sont pas du tout agréables à lire. Faut-il faire une proposition de mise en page claire et compacte ?

Bonjour @Geoffrey69!

Le format imposé par la loi SRU sur les annexes est assez rigide et une meilleure mise en page ne permettrait qu'une amélioration marginale de la lisibilité.

Je pense que la meilleure solution est de passer par matera pour obtenir ces infos recap. Pour une grosse copro comme la tienne, qui compte de nombreux sous-comptes en raison des multiples clés de répartitions, il faut qu'on réfléchisse à une présentation des dépenses "consolidée" par thème et non éclatée par sous compte (un peu comme sur l'annexe 2 en fait). En gros "électricité", "entretien et petites réparations" etc...

Je ne sais pas si c'est optimal de passer par une solution papier pour ces documents car beaucoup de clients se plaignent déjà que les convoc sont trop longues et que ça leur coûte cher (et je n'avais même pas encore lu le message de @Laurent119 au moment ou j'écrivais ces lignes).

La réponse est non mais disons que c'est une bonne pratique (et ça ne prend normalement pas trop de place).

Bonjour, question bête, mais doit-on bien fournir TOUS les devis soumis aux votes en AG ? certains devis sont des annexes de la convocation et pourraient être imprimés en recto-verso par MySendingBox pour réduire les frais.

Je m'inquiète pour notre 1ere AG de l'épaisseur de papier (et le cout afférent) qu'on va envoyer.

Après je pense qu'il faut distinguer 2 cas:

- Devis de travaux pour entretien/réfection/amélioration des parties communes ou prestation au sein de la copropriété = obligatoire.

- Devis de travaux personnel demander par un copro en AG au titre d'une jouissance individuel (brise vue, pergola, store banne, véranda) dans le texte par défaut il est spécifier que le demandeur doit fournir un devis ??? mais je ne vois pas et comprends pas l'intérêt d'en informer ou partager ce dernier!

En effet, pour des travaux à usage personnel impactant les parties communes ou autres pour lesquels je suis obliger d'avoir ou informer la copropriété je veux bien expliquer et détailler les travaux pour que tous sachent... Mais que je fasse ma véranda en alu ou en or, qu'est qu'ils en ont à faire du prix de la réalisation puisque je serai le seul à jouir?

Si un collaborateur ou juriste de MATERA pouvais m'éclairer j'en serai plus instruit ?.

Je pense que la version papier de la convocation est importante, et que tous les documents doivent y être intégré. C'est un support important pour beaucoup de copropriétaires.

Ce que je trouve dommage et pas très lisible, c'est le manque d'optimisation de l'espace. Exemples à l'appui. Le format portrait serait plus adapté pour beaucoup de pages (régularisation compteurs d'eau -2pages, relevé général des dépenses -2pages, soldes des copropriétaires -2pages ). En plus des économies de papier, il s'agit aussi de compacter visuellement pour avoir une meilleure vue d'ensemble et aussi de généraliser le format portrait.

Bonjour,

En tant que président syndic d’une copropriété de 78 lots, et notamment avec des personnes d’un certain âge, il serait très souhaitable que les éléments comptables soient beaucoup plus lisibles et écrits en plus gros.

En effet, toutes les personnes n’ont pas accès à l’application ou à internet.

Même si l’application Matera offre beaucoup d’avantages, il ne faut pas mettre de côté les personnes qui n’ont pas internet ou qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.

Par ailleurs, ceci nous a été reproché par l’ARC (notre contrôleur des comptes) et par des copropriétaires mécontents sur la lisibilité des documents. Je peux les comprendre.

C’est très bien de vouloir faire des économies sur tout mais pas sur des éléments  importants comme sur la convocation qui peut être un élément d’assignation de la copropriété.

J’ai déjà fait remonter l’information à notre représentante MATERA depuis plus d’un an. Il serait maintenant urgent pour les développeurs de résoudre ce problème qui mécontente certains copropriétaires. Je pense que cette économie n’est pas justifiée du fait que les personnes qui ont accès à internet peuvent demander de recevoir via AR24 que les documents informatiques (donc pas de papier). Tout cela éviterait des conflits inutiles au sein de la copropriété ainsi que des reproches.

Merci par avance.