Conformément à ses missions, le syndic gère l'entretien des parties communes de l'immeuble. Le plus souvent, le syndic s'adresse à une personne extérieure de la copropriété pour faire le ménage dans les parties communes. Il existe 2 manières de réaliser le ménage dans la copropriété :
- la copropriété passe un contrat d’entretien avec une société de ménage (un prestataire de service)
- la copropriété embauche un employé d’immeuble, autrement appelé : gardien, concierge.
Option 1: Le syndic passe un contrat d’entretien avec une société de ménage
Matera vous conseille cette solution. C'est la solution la + simple et la plus économique, car la copropriété n'est pas employeur, elle n'a pas de charges sociales.
Quel est le contrat conclu ?
La copropriété, par la voix de son syndic, conclut un contrat de prestation de service. Il est nécessaire de rédiger un contrat écrit, dans lequel vous devez détailler : l’objet du contrat et sa durée.
La plupart du temps, le prestataire de service rédige le contrat, et vous le présente.
Quelles sont les démarches pour conclure un contrat de prestation de service ?
- Vous identifiez une entreprise de service spécialisée ou un auto-entrepreneur dans la tâche que vous recherchez : ménage, gardiennage, jardinage etc. Condition : le prestataire de service doit avoir un numéro SIREN/SIRET pour pouvoir établir une facture ;
- Vous faites établir un devis, puis un contrat par l’entreprise de service ;
- Vous payez la prestation à l’issue de sa réalisation.
Faut-il obtenir un vote préalable en AG ?
Légalement, tous les contrats mis en place dans la copropriété doivent avoir été validés en AG au préalable. Toutefois, s'il s'agit d'un simple changement
de prestataire, vous n'avez pas besoin de voter le nouveau contrat d'entretien en AG.
Option n°2 : Le syndic embauche un salarié (gardien ou concierge)
Matera vous déconseille cette solution, lorsque l'immeuble a un gardien d'immeuble, alors cela veut dire que l'immeuble a la qualité d'employeur. A ce titre, l'immeuble doit gérer la paie du gardien, ce qui peut rapidement engager la responsabilité de la copropriété en cas de problème.
La conclusion d’un contrat de travail entraîne des conséquences administratives et financières importantes :
- votre copropriété doit avoir un numéro SIREN/SIRET auprès du greffe et des services de l’URSSAF. Pour obtenir un numéro SIREN, vous pouvez consulter notre fiche pratique dédiée (l’obtention d’un numéro SIREN est gratuite) ;
- la copropriété doit déclarer l'employé auprès de l’URSSAF ;
- en tant qu’employeur, la copropriété paie des charges sociales ;
- pour rompre le contrat, vous devez licencier le salarié, et régler les indemnités de licenciement afférentes.
C'est pour cela que chez Matera, on conseille de passer par la société Paie-RH pour gérer les gardiens d'immeuble.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les prestations de Paie-RH, nous vous invitons à lire cet article.
Le vote en AG
Pour embaucher un employé d’immeuble, vous devez obtenir au préalable un vote en AG à la majorité absolue de l’article 25. L’AG doit se prononcer sur :
- le nombre d’emplois ;
- la catégorie d’emplois ;
- le montant de la rémunération.
La rédaction d’un contrat de travail
Un CDI doit être conclu (contrat à durée indéterminée). En effet, vous ne pouvez pas conclure de CDD pour embaucher un gardien d’immeuble. En outre, le gardien relève de la convention collective n° 3144 : gardiens, concierges et employés d'immeubles.
Pour toutes les difficultés liées au Droit du travail, Matera recommande fortement à la copropriété de s'adresser à la société Paie-RH, afin d'encadrer juridiquement les relations de travail.
Vous souhaitez souscrire à Paie-RH? Vous pouvez vous rendre sur notre page dédiée.
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