Registre des copropriétés : quelles mises à jour faire ? 

Une fois que votre copropriété est immatriculée sur le Registre des Copropriétés , vous n'aurez qu'une seule mise à jour annuelle à faire. 
Dans de très rares cas (embauche d'un nouveau gardien, installation d'un ascenseur…), vous devrez faire quelques autres mises à jour. 

Etape préalable :

• Cliquez sur : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/#/
• Cliquez en haut à droite sur “Connexion/ Inscription” :
• Ensuite, rentrez votre identifiant et votre mot de passe : Vous êtes sur votre espace personnel.

• Maintenant, allez dans l'onglet « Gérer mes copropriétés » : 

• Cliquez ensuite sur « Mise à jour standard » : 

• Cliquez sur la petite roue dentelée (petit engrenage) . Après avoir cliqué, un menu déroulant apparaît : 

1. La mise à jour annuelle obligatoire

Procédez à l' étape préalable .

Sélectionnez « Mise à jour annuelle » : 

Vous suivez ainsi à l'interface de mise à jour annuelle : 

RAPPEL : Lors d'une mise à jour annuelle, vous devez renseigner, au minimum, les informations relatives aux données financières. 

La mise à jour annuelle permet ainsi de valider le dernier exercice dont les données ont été approuvées par l'assemblée générale.

Vous devez sélectionner l'onglet « Données financières ».

Puis, vous renseignez toutes les données demandées : 

• L'exercice comptable en cours, pour lequel l'assemblée générale approuvant les comptes n'a pas encore été tenue, est-il le premier exercice comptable ? 

NON

• Date de début de l'exercice comptable : 

C'est le premier jour de votre exercice comptable. Généralement, le 1er janvier.

• Date de clôture des comptes : 

C'est la date à laquelle les comptes ont été arrêtés (si vous ne savez pas, mettez le 1er janvier de l'année suivante. Exemple : pour un exercice ouvert le 1er janvier 2018 et clos le 31 décembre 2018, mettez : le 1er janvier 2019 ).

• Date de l'assemblée générale approuvant les comptes : 

C'est la date de l'assemblée générale au cours de laquelle vous avez approuvé les comptes de l'exercice précédent. Si vous n’avez pas l’information, vous pouvez indiquer la date de milieu d’exercice.

• Charges pour opérations courantes de l'exercice clos : 

C'est le montant qui a été dépensé pour toutes les opérations courantes de la copropriété, lors de l'exercice précédent. 

Ce montant est visible sur votre interface Matera dans l'onglet  Finance > Budgets et dépenses > Budget courant . 

• Charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos : 

C'est le montant qui a été dépensé pour tous les travaux et opérations exceptionnelles, lors de l'exercice précédent. Seuls les travaux clos sont affichés dans les annexes. 

Ce montant est visible via l’onglet Assemblée et clôture » Clôture d’exercice » Annexe 2 » charges pour travaux et opérations exceptionnelles (exercice clos) 

Dans notre exemple : on a 0 euro. 

 

• Montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres : 

C'est le montant dû par la copropriété à ses fournisseurs à la fin de l'exercice comptable. 

Ce montant est visible via l’onglet Assemblée et clôture » Clôture d’exercice » Annexe 1 » Dettes 

Le montant des dettes fournisseurs correspond au compte 40. Quand ils existent, il faut également rajouter au compte 40 les comptes commençant par 42, 43 et 44

• Montant des impayés par les copropriétaires : 

Ce montant est visible via l’onglet Assemblée et clôture » Clôture d’exercice » Annexe 1 

Le montant des impayés des copropriétaires correspond au compte 450 de la partie créance de l'exercice clôt.

• Nombre de copropriétaires en situation d'impayés :

Ce montant est visible via l’onglet Assemblée et clôture » Clôture d’exercice » complément de l’annexe 1 

Dans notre exemple, une seule personne est débitrice de plus de 300 euros (- 322,94 euros) 

• Montant du fonds de travaux : 

Ce montant est visible via l’onglet Assemblée et clôture » Clôture d’exercice » Annexe 1 » compte 105 

• Présence d'un gardien ou d'autres employés personnels par le syndicat de copropriétaires :  

OUI / NON en fonction de votre situation ! 

Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier cette information dans l'onglet Documents > Grand Livre > Compte de charges / 64 - Frais de personnel

Vous avez presque fini !

Terminez en cliquant sur « Valider ».

Vous enregistrez ensuite à un écran de récapitulatif de la déclaration. Cliquez, une nouvelle fois, en bas de cet écran sur « valider ». Vous êtes redirigé vers l'écran de gestion des copropriétés. 

Un bandeau vert annonce quelques secondes la prise en compte de la mise à jour. 

Vous recevrez par courriel une confirmation de la mise à jour effectuée, avec une attestation de mise à jour et la fiche récapitulative des données déclarées.

2. La mise à jour standard volontaire

• Procédez à l'étape préalable.
• Sélectionnez « Mise à jour standard » : 

Vous composer ainsi à l'interface de mise à jour standard : 

Vous pouvez alors modifier les informations relatives à la copropriété (les mêmes que lors de l'immatriculation initiale) :  

• informations de rattachement 
• identification 
• procédures administratives et judiciaires 
• données financières
• techniques de données

Une fois le renseignement des informations terminé, cliquez sur le bouton « valider ».

Vous savez tout !

??Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? »
en bas à droite de votre compte Matera !