L’écran de suivi des factures vous permet de centraliser les factures de votre copropriété et de suivre leur paiement. Vous retrouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant cette fonctionnalité !
1️⃣ Qui a accès à cette page et à ses actions ?
Les profils “administrateurs” et “élargis” ont accès à cette page, mais seuls les “administrateurs” peuvent effectuer les actions. Pour les copropriétés utilisant le compte de paiement Matera, seuls les administrateurs autorisés peuvent payer les factures.
2️⃣ Comment sont ajoutées les factures à l’écran de suivi ?
Notre objectif est de nous assurer que l’écran de suivi donne la vue la plus globale possible sur la gestion des factures. Les factures sont ainsi ajoutées sur l’écran de suivi par plusieurs canaux :
- Lorsqu’une facture est reçue par e-mail
- Lorsqu’une facture est ajoutée manuellement par un utilisateur dans “Documents” > “Mes factures”
- Lorsqu’une facture est mise en pièce jointe lors d’une catégorisation par un utilisateur
- Via le bouton “Ajouter une facture” présent sur l’écran de suivi par un utilisateur
3️⃣ Quels sont les différents statuts possibles ?
- En cours d’ajout : lorsqu’une facture vient d’être ajoutée et que ses données sont en train d’être automatiquement extraites.
- À vérifier : lorsque les données automatiquement extraites de la facture doivent être vérifiée par un utilisateur.
- À payer : lorsqu’une facture doit être payée ou bien associée à un mouvement bancaire existant.
- Payé : lorsqu’une facture a été payée et a donc été automatiquement ou manuellement associée à un mouvement bancaire existant.
- En cours de paiement : lorsqu’un paiement a été initié et que nous attendons une validation de la banque pour nous assurer que ce dernier est bien passé.
- Paiement refusé : lorsqu’un paiement n’a pas été validé.
4️⃣ Que faire en cas de doublon ?
Lorsqu’une facture apparait en double ou bien un document ajouté à l’écran de suivi n’est pas une facture, il est tout à fait possible de le supprimer. Pour cela, cliquez sur la ligne du document en question, et cliquez sur le bouton “Supprimer”.
5️⃣ Pourquoi me demande t-on de vérifier les informations de chaque facture ?
La technologie que nous utilisons pour pré-remplir automatiquement les informations est performante mais pas infaillible. C’est pourquoi une vérification manuelle est en effet requise pour valider l’exactitude de ces dernières.
6️⃣ Après avoir vérifié les informations d’une facture, j’ai noté une erreur. Puis-je la corriger ?
Tout à fait ! Pour cela, vous n’avez qu’à cliquer sur la ligne de la facture et cliquer sur “Modifier” en haut à droite. En fonction du statut de la facture, certaines informations ne pourront pas être modifiées.
7️⃣ Pourquoi ne puis-je pas payer mes factures directement depuis le suivi des factures ?
La possibilité de payer directement vos factures via Matera est réservée aux clients utilisant le compte de paiement Matera. Rapprochez-vous de votre référent pour en apprendre plus ou consultez cet article dédié !
8️⃣J’ai associé une facture au mauvais mouvement bancaire. Que faire ?
Pas de panique, l’erreur est humaine ! En cliquant sur la ligne de la facture en question, vous aurez en bas à droite la possibilité de dissocier la facture du mouvement bancaire sélectionné. Vous aurez ensuite la possibilité d’en choisir un autre.
9️⃣ L’historique de mes factures va t-il être pris en compte ?
Pas pour le moment. Seules les factures nouvellement reçues ou ajoutées y figurent.
1️⃣0️⃣ Y a t-il un autre endroit où je peux retrouver ces factures ?
Toutes les factures ajoutées à l’écran Factures et vérifiées sont automatiquement enregistrées et consultables dans “Documents” > “Mes factures” > Dossier de l’exercice concerné.
1️⃣1️⃣ Puis-je suivre mes factures sur l’application mobile ?
Malheureusement non, cette fonctionnalité n’est pas encore disponible sur mobile.
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