La copropriété règle les factures d’eau de certains copropriétaires.
Il faut alors répartir ces factures réglées par la copropriété entre les copropriétaires concernés en fonction de leur
consommation individuelle.
Les consommations individuelles sont calculées grâce aux index des compteurs divisionnaires.
Vous pouvez accéder à la page des compteurs depuis l’onglet Mes copropriétaires > Compteurs. 
Cet article ne traite pas le cas où les copropriétaires sont directement facturés par le fournisseur d’eau.
 

Saisir les compteurs divisionnaires

 Ce qu’on appelle « saisir un compteur » sur Matera, c’est en fait saisir une famille de compteurs divisionnaires. Lorsqu’on saisit un compteur d’eau froide, on va préciser tous les lots qui ont un compteur divisionnaire. Certains lots peuvent avoir plusieurs compteurs divisionnaires d’eau froide au sein d’une même famille de compteurs, ce qui est souvent le cas quand vous avez plusieurs colonnes d’eau (cuisine et salles de bain par exemple), ou bien quand un lot est issu de la fusion de deux anciens lots.

 En plus des compteurs divisionnaires qui sont ajoutés lors du paramétrage du groupe de compteurs, chaque famille de compteur comporte un compteur général qui mesure la consommation globale de l’immeuble (parties privatives + parties communes). Ce compteur général est créé automatiquement par Matera à chaque fois que vous créez une nouvelle famille de compteur. Chaque famille de compteurs correspond donc en fait à un compteur général + les compteurs divisionnaires dépendants.
 

Entrer les relevés 

 Afin de mesurer les consommations de fluide de chacun des copropriétaires vous devrez entrer sur Matera les index de chacun des compteurs divisionnaires ainsi que l’index du compteur général (facultatif, voir note). Vous ne devez saisir qu’un seul relevé par an. 

Pour saisir un relevé, contentez-vous de reporter l’index affiché sur les compteurs divisionnaires. Idéalement, vos relevés de compteurs sont faits aux alentours de votre date de fin d’exercice (disons entre novembre et février si vos exercices comptables correspondent aux années civiles). La colonne « Fin 2023 » correspond par exemple au relevé que vous êtes censé faire aux alentours de décembre 2023 / janvier 2024. Par souci d’équité, il est important que les relevés des compteurs divisionnaires soient faits à la même date ou à des dates rapprochées. Si vos relevés sont faits en plein milieu d’exercice, ce n’est pas très grave. En effet, ce qui est important est la consommation relative des copropriétaires entre eux et non leur consommation absolue.

Si vous n’avez pas accès au compteur divisionnaire d’un des copropriétaires, vous pouvez saisir une estimation de son index. Cela suppose néanmoins que vous ayez une trace d’un des index précédents du compteur divisionnaire manquant.

Lorsque vous avez saisi vos deux premiers relevés de compteur (début et fin d’un exercice comptable), Matera peut alors calculer la consommation sur la période. Quand bien même vous n’avez pas effectué les relevés d’index N-1 et N respectivement à fin N-1 et à fin N comme il préférable de faire, Matera considère que la consommation calculée correspond à la consommation sur l’exercice N.

La consommation d’un compteur divisionnaire au cours de l’exercice N est simplement calculée en soustrayant l’index de l’exercice N - 1 à l’index de l’exercice N. De même pour le compteur général.

Qu'est-ce que la consommation résiduelle ? 

Notes : La somme des consommations des compteurs divisionnaires est toujours inférieure à la consommation du compteur général. Le différentiel entre les deux est ce qu’on appelle la consommation résiduelle. Cette consommation résiduelle varie en fonction des paramètres suivants:

• Eventuelles fuites / déperdition d’eau entre l’arrivée d’eau dans l’immeuble et les parties privatives.
• Utilisation d’un robinet des parties communes.
• Vous avez un jardin comportant un robinet…

Si vous laissez la case « Compteur général » vide lorsque vous remplissez les index, Matera ventilera l’intégralité des factures d’eau de l’exercice selon la consommation privative.

 A l’inverse, si vous remplissez cette case, Matera calculera la part de consommation privative et la part de consommation commune dans la consommation totale. La part des factures correspondant à la consommation privative sera alors ventilée selon les index des compteurs divisionnaires tandis que le reste qui correspond à la consommation commune sera ventilé selon la clé de répartition de votre choix.

Saisie des factures d'eau

A chaque fois que vous saisissez un compteur d’eau, un sous-compte du compte de charges 601 « Eau » est créé automatiquement par Matera. Ce sous-compte porte le libellé « Consommation + nom que vous avez donné au compteur ». A chaque facture d’eau que vous recevez, veillez à bien catégoriser la dépense dans ce compte. De même, lorsque vous composez votre budget, veillez à bien sélectionner ce même compte pour les provisions d’eau.
 

La régularisation

Dernière étape, la régularisation. Cette étape a lieu lorsque vous approuvez les comptes de l’exercice N en exercice N+1. Pour procéder à la régularisation des charges d’eau de l’exercice N, vous devez avoir rempli les index (fin) N-1 et les index (fin) N. Il n’y a pas de régularisation séparée pour les charges d’eau. La régularisation des charges d’eau se fait concomitamment à la régularisation de tous les autres postes de dépenses, c’est-à-dire lors de l’approbation des comptes votée en AG.

Vous ne pourrez pas procéder à l’arrêté des comptes de l’exercice N tant que vous n’avez pas rempli tous les index fin N-1 et fin N (au moins pour les compteurs divisionnaires).

Lorsque l’approbation des comptes est votée en AG, Matera lance le processus de régularisation dont le mécanisme est en résumé le suivant. Pour chaque copropriétaire, Matera va calculer sa quote part dans les factures d’eau. Matera compare alors la quote-part de Mr X dans les dépenses d’eau avec sa quote part dans les provisions d’eau qui avaient été prévues au budget. Apparait alors un excédent ou une insuffisance. Matera reproduit ce procédé non seulement pour l’eau mais aussi pour chacun des postes de dépenses et calcule à la fin un excédent ou un manque à gagner global qui sera imputé au crédit ou au débit du copropriétaire. C’est la fameuse écriture de régularisation.

Les provisions en eau sont appelées selon une clé de répartition fixe ; par défaut la clé générale. Matera vous permet bien entendu de choisir la clé que vous souhaitez (cela est fait lors de votre paramétrage ; si vous avez besoin de la modifier, veuillez contacter le service client). 

Et si vous avez des questions, écrivez-nous en cliquant sur le bouton « Une question ? »
en bas à droite de votre compte Matera !