Pour vous rendre dans les appels de fonds, vous devez cliquer dans l’onglet Finances > Appels de fonds.

Comment fonctionnent les appels de fonds sur Matera ?

Ils fonctionnent en deux étapes :

• la génération des appels de fonds
• l’envoi des appels de fonds

Générer des appels de fonds signifie que la plateforme va passer des écritures comptables sur les comptes des copropriétaires. Quand l’appel de fonds est généré, les copropriétaires voient une dette envers la copropriété sur leur compte Matera.

Vous pouvez retrouver l’intégralité des soldes des copropriétaires depuis l’onglet Tableau de Bord.

L’envoi des appels de fonds est simple. Il suffit de choisir le mode d’envoi : par mail, par une lettre simple ou avec une remise en main propre.

L’onglet appel de fonds 

En haut de la page des appels de fonds, vous avez l’exercice comptable sur lequel vous êtes en train de consulter les appels de fonds (avec les dates de l’exercice).

À droite, vous avez la possibilité de changer d’exercice afin de consulter les appels de fonds des autres exercices.

Deux fonctionnalités existent :

• Gérer les règles d’automatisation : il est possible de générer automatiquement les appels de fonds et leur envoi. En cliquant sur cette case, vous pouvez activer la génération automatique des appels de fonds. Vous avez la possibilité de choisir le moment de la génération “X jours avant la date d’exigibilité” (nous conseillons 14 jours avant la date d’exigibilité). Vous pouvez également activer l’envoi automatique des appels de fonds. Une fois générés, ils s’enverront automatiquement. Vous pouvez alors choisir les préférences d’envoi par copropriétaire (mails ou courriers).
• Modifier les informations de paiement : vous pouvez ici modifier le RIB sur lequel vous voulez que les copropriétaires payent leurs charges. Si vous avez le compte bancaire Matera, il est mis automatiquement. 

En quoi consistent les appels de fonds et comment aller les regarder dans le détail ?

Pour générer l’appel de fonds, il suffit de cliquer sur le bouton “Générer l’appel de fonds” en dessous de l’appel de fonds concerné. La génération peut prendre quelques instants.

Une fois que les appels de fonds sont générés, vous pourrez les envoyer directement depuis cet onglet en cliquant sur “à envoyer”. Vous arriverez sur une page vous permettant de choisir le mode d’envoi par copropriétaire. Une fois les modalités d’envoi choisies pour tous les copropriétaires, vous pourrez les envoyer en cliquant sur “envoyer” puis en confirmant l’envoi des appels de fonds.

Si vous envoyez les appels de fonds par voie postale, vous pouvez vérifier qu’ils ont bien été envoyés en vous rendant dans l’onglet Communications > Courriers et notifications > Lettres envoyées.

Comment sont calculés les appels de fonds et comment les consulter ?

En cliquant sur la date d’exigibilité de l’appel de fonds, vous tombez sur les informations de l’appel de fonds.

En haut, vous avez le montant total de l’appel de fonds (donc pour toute la copropriété).

En cliquant sur le crayon à droite de la mention “note du syndic”, vous pouvez ajouter un mot qui apparaitra sur l’appel de fonds de tous les copropriétaires.

Ensuite, vous avez un tableau qui résume l’appel de fonds pour tous les copropriétaires.

Celui-ci se décompose en plusieurs colonnes :

• Le nom des copropriétaires (colonne 1)
• Le solde antérieur à l’appel de fonds (colonnes 2 & 3)
• Les provisions de l’appel de fonds (colonne 4)
• Le solde suite à l’appel de fonds (colonnes 5 & 6)

Exemple : M. ADAM avait un solde créditeur de 54 156,13€ (la copropriété lui devait cet argent). L’appel de fonds du 1ᵉʳ octobre est d’un montant de 195,179€. Après l’appel de fonds, la copropriété lui devra 53 960,34€.

Lorsque vous passez la souris sur une des lignes sur tableau, vous avez un bouton “prévisualiser” qui s’affiche. Vous avez donc la possibilité de voir l’appel de fonds avant que celui-ci ne soit généré.

Le PDF de l’appel de fonds se présente de la manière suivante.

Vous avez toujours l’adresse de la copropriété ainsi que les lots détenus par le copropriétaire en question.

Vous avez ensuite le détail de l’appel de fonds, s’il est question de provisions pour charges courantes ou pour travaux… Si le copropriétaire avait une dette antérieure à l’appel de fonds, la somme demandée sur l’appel de fonds sera la dette + le montant de l’appel de fonds.

Ensuite, vous avez un tableau récapitulatif du relevé de compte du copropriétaire qui explique son solde.

Plus bas, vous avez le détail des charges pour les lots concernés.

Le dernier tableau de l’appel de fonds correspond à la part du copropriétaire dans les provisions de la copropriété (avance de trésorerie ou fonds de travaux ALUR).

À la fin, vous avez les coordonnées bancaires pour régler les charges.

Pour terminer, vous avez une vision sur le prochain appel de fonds avec sa date et le montant.